Het bijhouden van gewerkte uren kan uitdagend en tijdrovend zijn, het is daarom belangrijk dat u over de juiste tools beschikt. Het lijkt alsof er nooit genoeg tijd in de dag is om alle gewerkte uren van uw werknemers te berekenen. In dit blog geven we daarom waardevolle tips over hoe u het berekenen van uren zo soepel en moeiteloos mogelijk laat stroomlijnen.
Standaard- en overuren berekenen
Het berekenen van hoeveel uren, zowel standaard uren als overuren, medewerkers maken is een belangrijk proces binnen elk bedrijf. Door deze berekeningen correct uit te voeren, kunnen werkgevers de lonen van hun werknemers correct en eerlijk berekenen en betalen, terwijl werknemers erop kunnen vertrouwen dat ze de juiste vergoeding voor hun werk krijgen.
De uren berekenen kunt via verschillende tools opzetten:
- Planner
Met een planner bedoelen we de planner op papier; de handmatige versie dus. Er zijn nog maar weinig bedrijven die deze methode aanhouden. Het is tegenwoordig weinig efficiënt en is gevoelig voor menselijke fouten. - Excel
Populairder is het gebruik van Excel. Veel bedrijven maken het rooster in Excel om sneller te kunnen plannen en de uren te kunnen berekenen. Echter is deze manier van urenberekening niet meer zo efficiënt, omdat het veel handmatige aanpassingstijden kost voor de HR. Bijvoorbeeld wanneer personeel overuren maakt. - Tijdregistratie app
Tijdregistratie apps kunnen worden gebruikt voor een eenvoudige en geautomatiseerde urenberekening. Ze zijn in staat om direct te koppelen met salarissystemen, waardoor het proces sneller werkt en nauwkeuriger verloopt. U heeft hierdoor altijd het totaal aantal uren berekend in een handomdraai.
Waar u echter in alle tools op moet letten, is dat u rekening houdt met de arbeidstijdenwet. Dit is niet altijd even gemakkelijk, omdat in de bovengenoemde tools deze informatie zelf bij moet houden.
Uren voor een taak of project bijhouden
U houdt de uren van het personeel bij door middel van de planning en het zicht op verlofuren. In een tijdregistratie toepassing kunt u ook uren bijhouden op projecten of taken. Zo kunt u bijhouden hoeveel uren er zijn gewerkt, door wie en op welke datum. Maar ook overuren, afwezigheid en eindtijd van projecten.
Wilt u de taken- en projecten monitoren op de minuten nauwkeurig? Ook dat berekent de software voor u, wanneer u het personeel de urenregistratie bij laat houden. De app kunt u ook inzetten om automatisch personeelsuren te berekenen. Dit is vooral handig als uw medewerkers op verschillende locaties werken, waardoor het moeilijk is om de werktijden en eindtijd bij te houden. Ze kunnen via de app in- en uitklokken, eventueel met geolocalisatie.
Deze informatie kan het bedrijf bij de HR-medewerkers neerleggen. Maar nog efficiënter om dit door de werknemer zelf in te laten vullen. Bijvoorbeeld door middel van:
- Werktijdregistratie
- In- en uitklokken
- Uren declaratie
- Verlofregistratie
Het aantal uren voor een bepaald project of taak schatten
Om ervoor te zorgen dat u taken op tijd afrondt en de juiste kostenprijs op te stellen, is het essentieel om in te schatten hoeveel uren het gaat kosten en ervoor te zorgen dat alle betrokkenen genoeg tijd hebben om hun deel af te maken. Een manier om dit te doen is door een geschat aantal uren te berekenen voor elke afzonderlijke taak. Vanuit hier kunt u de totale uren optellen voor het totaalbeeld.
Maar dit is niet altijd even effectief. De beste manier om uw uren te schatten, is om te kijken naar afgeronde projecten. Op basis hiervan heeft u accurate informatie om de uren- en klantkosten voor nieuwe vergelijkbare projecten op te zetten.
De uren voor deze projecten kunt u bijhouden in het tijdregistratiesysteem. Dit kan voor gehele projecten of afzonderlijke taken. Deze informatie geeft u de basis voor:
- Juiste urencalculatie
- Correcte facturatie voor uw klanten
- Zicht op efficiëntie op de werkvloer
Gebruik een online tijdregistratie tool
Een andere manier om uren te berekenen is door gebruik te maken van online tijdregistratie software. Met deze software kunt u eenvoudig op één plek de uren van het personeel plannen, beheren en bijhouden. Het maakt niet alleen het rekenproces eenvoudiger door automatiseringsproces, maar het helpt ook om menselijke resources personeel om vrije tijd en verlofaanvragen bij te houden.
Daarnaast kunt u de tijdregistratie tool de urenregistratie koppelen aan de salarisadministratie. Deze afdeling hoeft dan niet zelf nog de juiste uren te berekenen, maar krijgt de correcte uren doorgestuurd, die automatisch in de tool berekend zijn op basis van verlof en aanwezigheid.
Een online tijdregistratie tool kan ook gebruikt worden voor andere taken, zoals het plannen van vergaderingen en evenementen.
Kelio: meer dan een urentool alleen
De Kelio software is ontworpen om tijdregistratie gemakkelijker te maken dan ooit tevoren door te helpen de uren van het personeel efficiënt te beheren vanaf elk apparaat.
Kelio tijdregistratie houdt rekening met uw regels van de arbeidstijden wet, heeft zicht op de afgesproken contracturen van het personeel door middel van ingevoerde personeelsgegevens en u krijgt een melding wanneer medewerkers meer uren maken dan geregistreerd.
In de rapportagemodule kunt u per medewerker alle gewerkte uren bekijken, rapporten, exporteren en de tijdregistratiegegevens vergelijken met gegevens uit het facturatiesysteem.
Kelio helpt u tijd, geld en middelen te besparen zodat u meer tijd hebt om u op andere belangrijke onderdelen van het bedrijf te richten.
De tool biedt een complete online planningstool waarmee u niet alleen eenvoudig uren kunt berekenen en koppelen aan de salarisadministratie, maar die ook andere functies toevoegt. Zoals het geautomatiseerd bijhouden en aanvragen van verlof, aanwezigheidsbeheer en meer.
- Tijdregistratie
- Roosterplanning
- Orderregistratie
- Toegangscontrole
Bent u toe aan een online urenregistratie tool?
Kelio maakt het eenvoudig om uren te berekenen en ervoor te zorgen dat alle deze uren automatisch overgenomen worden voor de salarisadministratie. Door geautomatiseerde processen kunt u tijd en geld besparen terwijl uw personeel meer controle heeft over de te besteden uren aan taken en projecten.
Ben u geïnteresseerd hoe de urenregistratie van Kelio uw urenberekening vereenvoudigt? We laten u graag ervaren welke mogelijkheden er zijn voor uw organisatie. Neem daarvoor contact met ons op.
