Het kan altijd voorkomen dat collega’s (onverwachts) niet meer kunnen werken. Hierbij kunt u bijvoorbeeld denken aan vakantie, zwangerschapsverlof of ziekte. Voor een organisatie is het belangrijk om verlof goed te registreren.
Er zijn verschillende manieren om dit te doen. Bijvoorbeeld in Excel. Maar het kan nog efficiënter: middels een online tool voor tijdregistratie. In dit blog leggen we uit waarom organisaties de urenregistratie het beste online kunnen regelen.
Verlofregistratie kan lastig zijn
Een medewerker die plotseling ziek thuis zit of een medewerker die de komende weken afwezig is vanwege zwangerschapsverlof; het kan behoorlijk lastig zijn om alle aanpassingen in de personeelsbeschikbaarheid goed te registreren én op te vangen. Vooral wanneer deze registratie nog offline gebeurd, kan dit zorgen voor hoofdbrekers.
Offline verlofregistratie is niet meer van deze tijd
Offline verlofregistratie is kortgezegd niet meer van deze tijd. Organisaties laten steeds vaker de negen tot vijf structuur los, steeds vaker worden freelance krachten ingezet en ook werknemers streven naar een stuk meer flexibiliteit binnen een organisatie. Verlof aanvragen is offline een stuk lastiger dan online:
- Offline verlofregistratie vereist meer tijd en inspanning. Werknemers kunnen dit niet met een klik op de knop doen, maar moeten de juiste persoon benaderen en dit met deze persoon afstemmen. Dat kost beide personen extra tijd en moeite.
- Offline verlofregistratie is een stuk minder overzichtelijk. Losse papieren of Excelbestanden zorgen al snel voor weinig overzicht, waardoor zaken sneller over het hoofd worden gezien.
- Offline verlofregistratie is minder toegankelijk, doordat het rooster niet voor iedereen gemakkelijk te gebruiken en in te zien is.
- Offline verlofregistratie werkt fouten in de hand. Mensen kunnen immers menselijke fouten maken, dit kunt u voorkomen door verlofregistratie online te regelen.
- Met offline verlofregistratie loopt u veel mogelijkheden mis die kunnen resulteren in overzicht en efficiëntie. Daar zullen we hieronder meer over vertellen.
Waarom online verlofregistratie uw organisatie verder brengt
De verlofregistratie online regelen resulteert niet alleen in dat bovenstaande problemen worden opgelost, ook zorgt het voor talloze nieuwe mogelijkheden die een organisatie verder brengen.
- Online verlofregistratie biedt managers real time inzicht in de laatste wijzigingen in personeelsuren en aanvragen voor verlof.
- Online verlofregistratie biedt werknemers de mogelijkheid om eenvoudig verlof aan te vragen. Dit zorgt voor tevredener personeel en bespaart daarnaast tijd én dus ook geld.
- Online verlofregistratie zorgt ervoor dat managers meldingen ontvangen wanneer sprake is van onvoorziene afwezigheid, zodat ze hun planningen hierop kunnen aanpassen.
- Online verlofregistratie biedt managers een duidelijk overzicht.
- Online verlofregistratie geeft organisaties de mogelijkheid om verlofaanvragen gemakkelijk te registreren en door te voeren in toekomstige roosters.
- Online verlofregistratie biedt een volledig overzicht van de afwezigheden per afdeling.
- Online verlofregistratie brengt de gevolgen van afwezigheden voor de werkplanningen real time in kaart.
- Online verlofregistratie zorgt voor minder menselijke fouten.
- Online verlofregistratie maakt het voor werknemers mogelijk om de status van hun verlofaanvraag online te volgen.
De software voor verlofregistratie van Kelio
Met onze Kelio software kunt u verlof online beheren. De Kelio software is ontwikkeld om het voor managers en werknemers nog gemakkelijker te maken om verlof aan te vragen en verlof te registreren, maar ook om de werkroosters hierop aan te passen. De Kelio software biedt organisaties onder meer de volgende mogelijkheden:
- Afwezigheid nauwkeurig registreren.
- Betrouwbare berekeningen maken.
- Gegevens automatisch naar salarisprogramma’s versturen.
- Alle acties van betrokken partijen bij verlofbeheer regulariseren.
- Alles op één plek beheren.
- Werknemers in staat stellen verlofaanvragen online te regelen.
- De gevolgen van afwezigheid voor de werkplanning real time in kaart brengen.
- Overzicht houden van alle afwezigen per afdeling.
Naast mogelijkheden voor verlofregistratie, biedt onze Kelio software talloze andere mogelijkheden voor planning, tijdregistratie, orderregistratie en toegangscontrole.
Bent u benieuwd naar de mogelijkheden die wij kunnen bieden voor uw organisatie?
Neem dan gerust contact met ons op.
