Bezoekersregistratie
Kelio Bezoekers professionaliseert uw bezoekersregistratie en toegangscontrole!
Gekoppeld aan een Kelio Visio X7 terminal vereenvoudigt deze softwaremodule uw bezoekersregistratie en wordt tegelijkertijd een goede toegangscontrole gewaarborgd.
Versterk uw toegangscontrole door een verbeterde bezoekersregistratie!
Met Kelio Bezoekers beschermt u uw gebouwen en medewerkers, en geeft u uw organisatie een professioneel imago.
Elke organisatie ontvangt bezoekers: postbodes, leveranciers, geplande en niet-geplande bezoekers, klanten, sollicitanten, onderhoudspersoneel of vertegenwoordigers. Voor iedere bezoeker is een andere wijze van ontvangst passend!
Het uitvoeren van goede toegangscontrole van bezoekers kent uitdagingen. Dit heeft onder andere de volgende oorzaken:
- de ontvangstbalie heeft gebreken, is onderbezet of te duur;
- de ontvangstbalie wordt beheerd door personeel dat hiervoor niet is opgeleid;
- slechte overdracht van informatie over verwachte bezoekers: wie zal de bezoeker ontvangen?;
- slechte beveiliging van de toegangen (papieren bezoekersregister, gebrek aan privacy of, opengelaten deuren);
- niet in staat zijn om op een specifiek moment de aanwezige bezoekers in de gebouwen te inventariseren.
Doordat de softwareoplossing Kelio Bezoekers is gekoppeld aan Kelio Security wordt enerzijds de bezoekersregistratie vereenvoudigd en geprofessionaliseerd en blijft uw organisatie optimaal beveiligd. Dit versterkt het imago én de beveiliging van uw organisatie.
Software voor bezoekersontvangst dat een moderne en professionele uitstraling van uw organisatie garandeert
De Kelio Bezoekers software maakt het volgende mogelijk:
- moderne en aanpasbare ontvangstbalie
- ontvangstprocedure die zowel autonoom kan worden uitgevoerd als kan worden ingezet ter ondersteuning van uw gastheren en -vrouwen
- instelbare procedures die zijn afgestemd op de aard van de bezoeker;
- snelle identificatie van iedere bezoeker;
- betere planning en traceerbaarheid van bezoeken;
- beveiliging van de bezoeken en historische informatie dankzij verplichte ondertekening van een vertrouwelijk digitaal logboek (AVG).
Naar keuze kunt u de module Kelio Bezoekers uitbreiden met de Kelio Visio X7 -terminal voor een betere gebruiksergonomie en een modern imago van uw ontvangstbalie.
IK WIL EEN COMPLETE OPLOSSING VOOR HET BEZOEKERSBEHEER IN MIJN BEDRIJF
Hoe kunt u geplande bezoeken professioneel beheren?
Uw werknemers kunnen zelf hun bezoekers beheren in de module Kelio Bezoekers met de volgende mogelijkheden:
- registratie van de contactgegevens van de bezoeker bij aanvang van het bezoek;
- instellen van de rechten van werknemers die bezoekers mogen ontvangen;
- historisch overzicht van de bezoeken met de mogelijkheid om te filteren op het type bezoek: lopend, gepland, niet gerealiseerd of geannuleerd, beëindigd;
- gedetailleerd bezoekersbestand aanmaken met ondertekening optie;
- gepersonaliseerde badges afdrukken
- synchronisatie met de Outlook®-agenda van de werknemer.
De software biedt de mogelijkheid om automatisch bevestigingsmails te verzenden naar de bezoekers:
- e-mail ter bevestiging van de afspraak met een unieke QR-toegangscode;
- e-mail ter herinnering, die één dag voor de afspraak wordt verzonden.
Hoe kunt u onverwachte bezoeken op veilige wijze beheren?
Alle bedrijven ontvangen onverwacht bezoek! Met Kelio Bezoekers kunt u deze bezoekers eenvoudig en snel registreren:
- bezoekers kunnen zich zelfstandig of met behulp van een medewerker identificeren op de Kelio Visio X7-terminal (naam, voornaam en doel van het bezoek);
- het systeem activeert het afdrukken van een gepersonaliseerde badge;
- de betreffende werknemer ontvangt een e-mail of sms waarin de komst van de bezoeker wordt aangekondigd.
In combinatie met de Kelio Visio X7 terminal stelt Kelio Bezoekers u in staat om uw onverwachte bezoekers autonoom te registreren, zonder tussenkomst van een baliemedewerker.
WIJ ONTVANGEN VEEL ONVERWACHTE BEZOEKERS. IK WIL DEZE BEZOEKEN BETER BEHEREN!
De voordelen van een terminal voor ontvangst van bezoekers: Kelio Visio X7
De Kelio Visio X7 touchterminal kan worden gebruikt ter ondersteuning of vervanging van baliemedewerkers. Via de terminal kunnen bezoekers:
- zich bij aankomst identificeren;
- de veiligheidsinstructies raadplegen;
- een foto maken voor het bezoekersbestand;
- het digitale bezoekersregister tekenen, rechtstreeks op de terminal;
- hun bezoek afsluiten door hun handtekening te plaatsen op het terminalscherm;
De bezoeken worden systematisch gereguleerd en de ontvangstprocedures zijn uitermate veilig.
Hoe kan Kelio Bezoekers u helpen het ontvangst van uw bezoekers te vereenvoudigen en te beveiligen?
- Een innovatieve ontvangstoplossing, beschikbaar in 17 talen.
- Vooraf gedefinieerde of instelbare ontvangstprocedures, aangepast aan elk bezoekerstype.
- Bezoekersplanningen kunnen worden gedeeld en zijn realtime beschikbaar.
- Identificatie van uw bezoekers en toezicht op uw bezoeken. Denk hierbij aan communicatie van veiligheidsinstructies, beperking van geautoriseerde toegangszones.
- Privacy, in overeenstemming met de AVG-bepalingen.
- Telling van bezoekers voor brandontruimingen.
- Gedetailleerd historisch overzicht van alle bezoeken.
