Eenvoudig reserveren van vergaderruimtes
Optimaliseer de bezettingsgraad van uw vergaderruimtes en beveilig de aanwezige apparatuur.
In combinatie met de Kelio Visio X7 terminals en de agenda's in uw bedrijf (in Outlook® of op de Exchange server), biedt de Kelio software u een doeltreffende oplossing om de bezetting van uw vergaderruimtes eenvoudig te monitoren.
Hoe kunt u uw vergaderruimtes beheren zonder tijdverlies?
Wie kent niet de puzzel van het beheren van vergaderruimtes? Dubbele boekingen, ruimte gereserveerd maar niet bezet, onderbreking van de vergadering of beschadigde apparatuur. De Outlook® agenda is weliswaar de meest gebruikte tool in organisaties voor het organiseren van vergaderingen, maar waarborgt niet altijd een optimale bezetting van de vergaderruimtes. Ook geeft het gebruik van Outlook geen garantie voor een optimale bezettingsgraad.
De module Kelio Reservering is ontwikkeld om reserveren van vergaderruimtes te vergemakkelijken, reserveringsconflicten te voorkomen en de aanwezige apparatuur te beschermen.
Deze module voorziet in een koppeling tussen Outlook® en de Kelio-oplossingen voor toegangscontrole:
- U kunt uw vergaderruimtes reserveren via uw Outlook®-agenda (of via een ander e-mailsysteem dat Exchange ondersteund), zodat uw medewerkers hun gebruikelijke werkwijze niet hoeven te wijzigen.
- U kunt de bezettingsgraad optimaliseren dankzij de Kelio Visio X7 terminal die bij de ingang van elke vergaderruimte is geïnstalleerd.
Reserveer uw vergaderruimtes snel en eenvoudig
De verzamelde informatie in uw Outlook® agenda wordt automatisch verzonden naar de Kelio Visio X7 terminals, die de actuele reserveringen voor elke vergaderruimte tonen.
De interactieve Kelio Visio X7 terminal biedt u de volgende mogelijkheden:
- Beheren van in- en uitgangen: alleen geautoriseerde personen hebben gedurende de reserveringsperiode toegang tot de ruimte;
- weergeven van beschikbaarheid van een vergaderruimte;.
- reservering rechtstreeks via de terminal boeken.
IK WIL MIJN VERGADERRUIMTES BETER BEHEREN. NEEM CONTACT MET MIJ OP!
Synchronisatie van de reserveringsgegevens tussen Outlook® en de Kelio Visio X7 terminals biedt een hoge mate van flexibiliteit, waardoor de werkelijke bezettingsgraad van de ruimtes toeneemt. De synchronisatie biedt u verschillende voordelen:
- u kunt een vergadering aanmaken in uw Outlook® agenda, waarna de gegevens worden verzonden naar de terminal die is gekoppeld aan de vergaderruimte, zodat het risico van onvoorziene bezetting van de ruimte wordt voorkomen;
- op de Kelio Visio X7-terminal: u zoekt een beschikbare vergaderruimte op en kunt rechtstreeks op het terminalscherm een vergadering invoeren of wijzigen. De betreffende deelnemers ontvangen een melding in hun Outlook®-agenda.
- u kunt een beschikbare vergaderruimte opzoeken en rechtstreeks op het terminalscherm een vergadering invoeren of wijzigen. De betreffende deelnemers ontvangen een melding in hun Outlook® agenda;
- wanneer uw vergadering vroegtijdig is beëindigd kunt u de vergaderruimte vrijgeven op de terminal bij de ingang van de ruimte. De vergaderruimte wordt weergegeven als beschikbaar in de Outlook® agenda's van uw collega's;
- gedurende uw vergadering wordt de ruimte gemarkeerd als bezet en ontoegankelijk voor alle personen die niet deelnemen aan de vergadering. Geen onverwachte onderbrekingen meer en geen tijdverlies!
Hoe kunt u uw vergaderruimtes beveiligen?
Dankzij Kelio en de met Kelio verbonden terminals is de toegang tot uw vergaderruimtes beveiligd. Wanneer de vergaderruimtes niet worden gebruikt, wordt de toegang tot de ruimtes automatisch vergrendeld om de apparatuur in de ruimte, zoals beamers, beeldschermen en pc's, te beveiligen.
Tijdens een vergadering hebben alleen de initiatiefnemer van de vergadering en de deelnemers toegang tot de ruimte en uitsluitend gedurende de reserveringsperiode. De reserveringen van vergaderruimtes worden geregistreerd en zijn op te roepen in geval van een incident.
IK WIL MIJN VERGADERRUIMTES EN DE AANWEZIGE APPARATUUR BEVEILIGEN. NEEM CONTACT MET MIJ OP!
Hoe helpt Kelio u om de reserveringen van uw vergaderruimtes te beheren?
In combinatie met de Kelio Visio X7 terminals biedt de Kelio software de volgende mogelijkheden:
- outlook®-agenda's koppelen aan de toegangscontrole van uw vergaderruimtes;
- reserveringen beheren en wijzigen via een computer, smartphone of op de terminal bij de ingang van de ruimte;
- beveiliging van vergaderruimtes en de aanwezige apparatuur wanneer de ruimtes niet worden gebruikt;
- na afloop van de vergadering de ruimte rechtstreeks op de terminal vrijgeven, zodat deze weer beschikbaar is;
- de toegang tot vergaderruimtes beheren op basis van verleende toestemming.
