Het bijhouden van de uren kan op verschillende manieren. Wanneer medewerkers een vast contract hebben, is dit vrij eenvoudig. Maar wat als de uren per project geboekt moeten worden, bijvoorbeeld als input voor de facturatie? In dit blog laten we zien hoe u eenvoudig de uren van taken en projecten correct bij kunt houden.
De mogelijkheden van uren bijhouden
Het zal niet de favoriete bezigheid van bedrijven zijn, maar wel een hele belangrijke: de uren bijhouden. Het is wettelijk verplicht om een overzicht te hebben van de gewerkte uren van medewerkers. Met deze gegevens kunt u echter veel meer:
- Gebruik de urenregistratie als input voor de facturatie
- Gebruik de gewerkte uren als input voor de salarisadministratie
- Krijg zicht op de productiviteit van medewerkers
- Voorspel de doorlooptijd en kosten van taken en projecten
Uren bijhouden in Excel
Een bekend middel om uw uren te registreren is middels Excel. In dit programma kunnen medewerkers zelf bijhouden hoeveel tijd ze per project besteed hebben. Deze manier van registreren brengt echter veel administratie met zich mee voor de HR-afdeling, die de bestanden van iedere medewerker checkt.
Online tijdschrijven op de moderne manier
Welk middel kunt u dan het beste inzetten voor het bewaken van de uren op projecten? Er is tegenwoordig tijdregistratie software (ook wel bekend als urenregistratie) op de markt, waarmee medewerkers zelf de uren per taak of project bij kunnen houden.
Door gebruik te maken van software, heeft u een overzichtelijke plek waar u van alle medewerkers inziet hoeveel uren ze aan een taak besteed hebben. Met één klik op de knop maakt u hier een analyse van, zonder zelf berekeningen te maken.
Daarnaast kan de software aan uw facturatie worden gekoppeld. Op deze wijze kunt u de uren van projecten gebruiken als input voor klantenkosten. Doordat u inzicht krijgt in hoeveel tijd het personeel per taak of project besteedt, ziet u ook in waar verbeterpunten liggen en wat de kosten en doorlooptijd van toekomstige projecten zullen zijn.
Hoe werkt tijdschrijven in een moderne tool?
Wanneer u gebruikt maakt van een urenregistratie a tool, kunnen medewerkers zelf de uren bijhouden. Ze beschikken over een persoonlijke omgeving, waar ze per taak of project kunnen aangeven hoeveel uur ze eraan besteed hebben. De gewerkte tijd kan op drie manieren worden ingevoerd:
- Handmatig
- Automatisch, aan de hand van een voorlopige planning
- In real time, door activiteiten live te boeken op een prikklok terminal
Vervolgens krijgt de HR-afdeling een overzicht van de gegevens per medewerker en geeft de tool weer hoeveel tijd is besteed aan een taak, project of klant. U kunt er ook voor kiezen om de uren door de HR-manager in te laten vullen. Welke optie ook bij u past, u behoudt altijd de eindcontrole.
Wanneer u software afneemt om de uren van uw projecten bij te houden, houd er dan rekening mee dat u voor een tool kiest waarmee u ook analyses kunt maken. Dit geeft u de volgende voordelen:
- Zicht op de tijdbesteding
Hierdoor kunt u beter de doorlooptijd van projecten berekenen en de taakverdeling tussen werknemers monitoren. - Inzicht in winstgevendheid
De daadwerkelijke projecturen kunt u afzetten tegen de vooraf berekende uren. Hierdoor krijgt u zicht op de winstgevendheid van projecten. - Behoud van transparantie
Klanten en medewerkers houden van transparantie en onderling vertrouwen. Wanneer de urenverantwoording wordt opgevraagd, heeft u altijd het urenoverzicht als bewijsvoering. Dit resulteert in vertrouwen en geeft uw organisatie een transparant imago.
Uren van projecten bijhouden: employee self service
Wij bieden u employee self service: Mijn Kelio. Dit is een urenregistratie systeem waar u op meerdere manieren de uren van projecten kunt bijhouden. De basis bestaat uit urenregistratie van begin – en eindtijd middels:
- De moderne prikklok
- Declaratie modus
Daarnaast krijgen medewerkers toegang tot een eigen portaal, waar ze de gewerkte uren per taak, klant en/of project invoeren. Dit bespaart de HR-afdeling invoertijd, omdat de gegevens al in het systeem staan en alleen nog geaccordeerd en geanalyseerd hoeven worden.
Om nog beter zicht op de uren van projecten te krijgen, kunt u bij ons kiezen voor Kelio Analytics. Hiermee krijgt u ook nog zicht op:
- Operationele handelingen
- Productielijnen
- Machines
- De kostenplaats
Deze inzichten kunt u zelf samenstellen. U krijgt een dashboard met de inzichten die voor uw organisatie relevant zijn.
Houd ook uw projecturen bij
Uren bijhouden van projecten kan uw organisatie dus vele voordelen opleveren. Met name wanneer u gebruikmaakt van een urenregistratiesysteem. Koppeling met facturatie, inzicht in doorlooptijd van projecten en zicht op de taakverdeling zijn daar een greep uit.
Wilt u ook gebruikmaken van een correcte urenregistratie van projecten? Neem dan contact met ons op. We bespreken graag hoe u dit voor uw organisatie inzet.
