E-HRM
Wat is E-HRM?
Verlof aanvragen, onkosten laten declareren, urenlijsten opvragen. Voorheen was hier de HR-afdeling voor nodig, die volledig verantwoordelijk was voor de administratie. E-HRM heeft daar verandering in gebracht. Maar wat is het nu eigenlijk precies?
E-HRM (Electronic Human Resource Management) is het gebruik van technologische hulpmiddelen om HR-processen te optimaliseren. Met E-HRM kan iedereen belangrijke HR-zaken eenvoudig opzoeken en zelf aanpassen.
Medewerkers hebben een HR-portaal, waar alle informatie over het bedrijf op staat. Ze kunnen er onkosten declareren, verlofdagen aanvragen, maar bijvoorbeeld ook trainingen volgen. Managers hebben met E-HRM actueel inzicht in de belangrijke informatie zoals budgetbeheer, verzuim, of behoefte aan scholing onder de werknemers.
Selectiecriteria voor HRM Software
Wanneer u heeft besloten om HRM Software te implementeren bij uw bedrijf, bent u er nog niet. Er is een enorme keuze aan HR Software en het is belangrijk om goed te onderzoeken welke software het beste bij de eisen en wensen van uw bedrijf past.
Hoe kiest u de juiste HRM Software voor uw organisatie? Bij Kelio stellen wij ons in ieder geval de volgende vragen om aan uw HRM behoefte te voldoen:
- Welke wensen en eisen heeft uw bedrijf en in hoeverre sluiten de functionaliteiten van de Kelio HRM Software hierop aan?
- In hoeverre is het mogelijk om de HR Software aan te passen aan de specifieke eisen van het bedrijf? De Kelio HRM software kan op maat worden gemaakt.
- Heeft u bestaande HR-systemen waar u geen afscheid van wilt nemen? In dat geval: onze HRM Software valt te integreren met diverse systemen.
- Hoe gebruiksvriendelijk is de software? Het systeem moet voor alle medewerkers makkelijk te begrijpen én ook te gebruiken zijn.
- Hoe is de mobiele toegankelijkheid van de software? De Kelio HR software kan door iedereen, op elk apparaat, op ieder moment worden gebruikt.
De opkomst van e-HRM
Doordat wijzigingen meteen worden verwerkt in het HR-portaal, is er veel minder administratiewerk voor de HR-afdeling. Maar niet alleen de werkprocessen veranderen. Doordat iedereen te allen tijde in het HR-portaal terecht kan, krijgen medewerkers bepaalde verantwoordelijkheden die zorgen voor meer betrokkenheid en transparantie binnen het bedrijf.
Electronic Human Resource Management zorgt dus voor een flinke transformatie binnen bedrijven: het menselijk potentieel kan beter worden benut en doelstellingen worden daardoor sneller waargemaakt.
Technologische componenten van e-HRM
Met e-HRM software automatiseert u de administratieve processen van de HR-afdeling. Verschillende technologieën en platforms zijn al ontwikkeld en worden op dit moment veelvuldig toegepast in e-HRM-systemen. Neem bijvoorbeeld de salarissen, het verlof en verzuim, pensioenen, urenregistratie en personeelsgegevens. E-HRM sluit aan op de wensen van tegenwoordig. Moderne technologieën die hun opmars aan het maken zijn in Nederland, zijn onder andere:
- Cloudsoftware. Naast SaaS bestaat nu ook PaaS: Platform As a Service. Doordat het HR-systeem in de cloud is opgeslagen in plaats van de lokale schrijf van een bedrijf, kunnen werknemers er gemakkelijk bij om zelf zaken te regelen.
- Automatisering. PRA (Robotic Process Automation) neemt onderdelen van processen van medewerkers over, zoals het genereren van e-mails, het invullen van formulieren, of het verwerken van Excel-bestanden.
- AI. Deze technologie levert al veel voordelen op: bijvoorbeeld chatbots die 24/7 vragen van werknemers kunnen beantwoorden.
Implementatie van e-HRM in Nederland
E-HRM software is al niet meer weg te denken, ook niet in Nederland. Waar het eerst nog vooral ging om basiszaken zoals het online kunnen inzien van je salarisstrook, worden steeds meer HR-taken opgenomen in e-HRM software. En dat is ook niet zo gek, want de samenleving verandert continu en dat is ook terug te zien op de arbeidsmarkt: de vacatures zijn vandaag de dag niet om aan te slepen. Die verandering vraagt om effectiever en efficiënter werk op de HR-afdeling. Daarnaast zijn we tegenwoordig gewend om alles via onze telefoon te regelen. En het liefste zo veel mogelijk zelf, ongeacht de locatie en het moment.
De functie van Human Resource Management verschuift van basisadministratie naar strategie en advisering aan het MT. E-HRM is noodzakelijk om hier voldoende tijd en ruimte voor te hebben.
Ook wordt de betrokkenheid onder medewerkers steeds een belangrijkere zichtbare trend: door medewerkers volledig inzicht te geven in de organisatie en het vertrouwen te geven zelf zaken te regelen, ontstaat er een groter gevoel van saamhorigheid, wat het bedrijf ten goede komt. Het is dus niet zo gek dat ook in Nederland de vraag naar employee selfservice steeds groter wordt.
Nederlandse bedrijven zien al voordelen op het gebied van kostenbesparing en kwaliteitsverhoging, het gemak voor zowel de managers als de medewerkers wordt steeds duidelijker. Maar we zijn er nog niet: de ontwikkelingen staan niet stil en het is tijd voor de volgende stappen.
Functionaliteiten en voordelen van e-HRM
Zoals hierboven al benoemd, biedt Electronic Human Resource Management allerlei verschillende functionaliteiten en voordelen en dat zullen er de komende jaren alleen nog maar meer worden. De belangrijkste functionaliteiten voor nu op een rij:
- Planning: roosters beschikbaar stellen aan de medewerkers, overzicht voor de HR-managers, rapportages die inzichten geven met oog op de toekomst
- Verlof en verzuim: medewerkers kunnen digitaal verlof aanvragen, meer inzicht in redenen en frequentie van verzuim
- Salarisadministratie: automatisering met behulp van andere bedrijfssystemen, waardoor alle informatie op één plek komt
- Selfservice voor zowel de medewerker als de HR-manager: zij kunnen gegevens zo zelf bijwerken, actualiseren en administreren
- Recruitment: databases worden gemaakt, Cv’s geselecteerd, mogelijke kandidaten gemanaged.
Voordelen e-HRM
Het toepassen van e-HRM-systemen levert een oneindige lijst van voordelen op:
- Efficiëntie: door de standaardisering en het verlagen van het aantal stappen in het proces, wordt er een hoop tijd (en papierwerk) bespaard
- Kwaliteit en betrouwbaarheid van data: door alles digitaal en actueel op te slaan worden er minder fouten gemaakt en zijn er meer inzichten in trends en patronen
- Gemakkelijker verbeteringen doorvoeren: de betrouwbare gegevens over inzetbaarheid, productiviteit, tevredenheid, kunnen goed worden gebruikt voor aanpassingen
- Kostenbesparing: doordat de automatisering de efficiënte verhoogd, kunnen er kosten worden bespaard op het gebied van HR en administratie
- Inzicht en betrokkenheid voor medewerkers: medewerkers kunnen hun gegevens gemakkelijk inzien en doen eigen aanpassingen, waardoor de betrokkenheid binnen het bedrijf wordt vergroot.
Uitdagingen en oplossingen
De wereld staat niet stil en vroeg of laat zal ieder bedrijf zich voegen bij de e-HRM-wereld. Hoewel de voordelen al duidelijk zichtbaar zijn, blijkt de implementatie nog niet altijd overal even gemakkelijk te gaan. Plotselinge veranderingen, daar houdt niet iedereen van. Maar door een mooi draagvlak te creëren en een goed stappenplan te maken komen we al een heel eind:
- Een duidelijk plan, met heldere doelen en acties is de basis. Een kort, concreet, goed leesbaar plan zorgt voor een goede start en begrip in de organisatie
- Duidelijke doelen maken het vinden van een passend e-HRM-systeem makkelijk. De keuze is tegenwoordig oneindig en wanneer belangrijke zaken voor een bedrijf op een rij staan, kunt u gericht zoeken naar een systeem dat daarbij past
- Door medewerkers vanaf het begin te betrekken, hebben ze het gevoel dat ze inspraak hebben. Dat maakt verandering gemakkelijker
- Duidelijke, transparante communicatie is van belang. Wanneer de implementatie van het systeem al vroeg in de organisatie gaat leven, en zowel over de successen als over de uitdagingen wordt gepraat, wordt er enthousiasme en begrip gecreëerd
- De stakeholders binnen de organisatie zijn aanjagers van het nieuwe systeem. Aan hen om de oude werkwijzen in de prullenbak te gooien en het systeem vanaf het begin onder de knie te hebben, eventueel met behulp van trainingen
- Ten slotte is tijd nemen de sleutel tot succes. Als je het goed, doe het dan ook direct goed. Te snel gaan is nooit de oplossing.
Toekomst van e-HRM
De wereld verandert snel en dat maakt de toekomst rooskleurig voor e-HRM. Nieuwe technologieën op het gebied van telefoons, video, automatisering, AI, robotisering maken een snelle opmars. De verwachting is daarom dat traditionele HR-systemen te verouderd zullen raken en e-HRM-systemen noodzakelijk zullen zijn.
E-HRM zal zorgen voor veel positieve veranderingen op de HR-afdelingen en in bedrijven, wanneer zij de systemen op de juiste manier weten toe te passen. Door alle verzamelde data zullen HR-afdelingen waardevolle inzichten verkrijgen over allerlei HR-zaken en zich bezighouden met strategieën om de bedrijfsprestaties te verbeteren.
Moderne technologische feedbacksystemen zullen zorgen voor meer transparantie en gerichte begeleiding om de productiviteit te verbeteren. E-learning en training tools maken het makkelijker dan ooit voor medewerkers om zich te blijven door ontwikkelen. Ook het welzijn van werknemers is steeds meer in opkomst in de e-HRM.
Wanneer HR-afdelingen zich bewust zijn van het belang van technologieën en technologische ontwikkelingen, en actief deelnemen aan de implementatie ervan, zal dit een hoop voordelen op leveren met betrekking tot de bedrijfspresentaties en vooroplopen ten opzichte van concurrentie.
E-HRM software heeft alleen maar voordelen
E-HRM is vandaag de dag niet meer weg te denken uit het bedrijfsleven. Met de maatschappelijke en technologische ontwikkelingen in Nederland zal het niet lang duren voor ieder bedrijf e-HRM software heeft geïmplementeerd.
De voordelen zijn veelbelovend: een gigantische vooruitgang op het gebied van efficiëntie, vergroting van de betrokkenheid van medewerkers bij de organisatie, het menselijk potentieel kan beter worden benut en doelstellingen maken zo een grotere kans om te worden waargemaakt.
De uitdaging in Nederland ligt vooral nog in de implementatie: als er duidelijke doelen worden gesteld, een helder stappenplan wordt gebruikt, alle neuzen dezelfde kant uit staan én de tijd wordt genomen die ervoor nodig is, zal er een uiterst positieve verandering plaatsvinden dankzij e-HRM.
De E-HRM software van Kelio is voorloper in Nederland en zorgt voor een toegevoegde waarde aan een organisatie omdat het onderdeel is van de gehele Kelio software. Deze software ondersteunt een organisatie niet alleen op het vlak van e-HRM, maar tevens op het gebied van personeelsadministratie, onboarding en employee self services. Daarnaast zorgen onze ervaren consultants voor een succesvolle implementatie.
