Excel is nog altijd een veelgebruikte oplossing voor het maken, analyseren en beheren van de urenstaat. Timesheets in het Excel bestand zijn al tientallen jaren een vast onderdeel van bedrijven om het urencriterium te monitoren. In de Excel sheet wordt vastgelegd hoe en wanneer het personeel hun tijd besteedt.
Daarnaast zijn er veel nieuwe tools op de markt voor het bijhouden van gewerkte uren. De vraag die veel bedrijven daarom moeten stellen is of Excel in de snel veranderende bedrijfsomgeving van vandaag nog een efficiënte manier is om de planning van het personeel te beheren. In deze blogpost bekijken we daarom het alternatief voor de urenstaat in Excel.
Het belang van de urenstaat
De urenstaat als toolkit voor de urenregistratie is een belangrijk onderdeel van het administratieve proces binnen elk bedrijf. Urenregistratie nauwkeurig en tijdig bijhouden is noodzakelijk om een correcte salarisadministratie te voeren en te voldoen aan wettelijke verplichtingen volgens de arbeidstijdenwet. Daarnaast biedt de urenstaat inzicht in het werkschema van medewerkers en kan het gebruikt worden om te monitoren of er voldoende werk gedaan wordt binnen de gestelde tijd. Het belang van de urenstaat mag dan ook niet onderschat worden. Daarom is een goede tool om de urenstaat bij te houden essentieel.
Hoe werkt het bijhouden van uren in Excel?
Het bijhouden van werkuren in Excel was altijd een efficiënte manier om de werktijd van het personeel nauwkeurig te noteren en te monitoren hoeveel tijd aan projecten wordt besteed. Het is mogelijk om uw timesheet Excel-sjabloon aan te passen, bijvoorbeeld door extra rijen toe te voegen voor meer details of door bepaalde formules aan te passen. Het rooster maakt u als:
- Wekelijkse urenstaat
- Maandelijkse urenstaat
Het rooster in Excel is het totale rooster van een afdeling. Om inzicht in een specifieke productielijn te krijgen, heeft u een goede roostertool nodig. Ook is het rooster in Excel niet inzichtelijk per medewerker en moet u zelf berekenen of u zich houdt aan de arbeidstijdenwet.
De nadelen van de urenstaat in Excel
Een urenstaat bijhouden in Excel lijkt in eerste instantie een handig en eenvoudig systeem voor de urenadministratie, maar het brengt ook de nodige nadelen met zich mee. Zo kan het tijdrovend zijn om de uren correct in te voeren en te controleren of alles klopt. Daarnaast kunnen er snel fouten ontstaan bij het handmatig invoeren van informatie, wat kan leiden tot onjuiste gegevens en uiteindelijk tot problemen op de werkvloer.
Ook is het lastig om een overzicht te krijgen van het totale aantal uren dat er gewerkt is per week of maand. Bovendien moet u de gegevens regelmatig bijwerken en de nodigde beveiligingsmaatregelen nemen om de vertrouwelijkheid van de gegevens te waarborgen.
Oplossing: de moderne tijdregistratie tool
Steeds meer bedrijven ontdekken de voordelen van moderne urenstaten, die aangeboden worden in cloud oplossingen. Met dit urenregistratiesysteem bespaart u veel tijd op het bijhouden van de uren van werknemers en de besteedde uren aan taken en projecten. Maar hoe werken deze tools precies?
Moderne tijdregistratie software is een essentieel instrument geworden voor het beheer van de dagelijkse activiteiten binnen bedrijven. Deze software is ontworpen om het bijhouden van uren eenvoudiger te maken voor medewerkers en managers. Het moderne urenstaat-systeem is gebruiksvriendelijk en automatiseert handmatige tijdregistratie.
Teamleiders loggen simpelweg in op de software en kunnen verschillende taken toewijzen aan specifieke projecten. Managers kunnen ook eenvoudig in realtime werktijden van medewerkers zien en deze informatie gebruiken bij het plannen en beheren van projecten. Het gebruik van moderne tijdregistratie software verhoogt de efficiëntie en nauwkeurigheid en leidt uiteindelijk tot een verbeterde bedrijfsprestatie.
De moderne urenstaat biedt meer inzicht
Kelio tijdregistratie software is een innovatieve oplossing voor de urenadministratie. Het biedt moderne functies en tools om de registratie en verwerking van uren gemakkelijker te maken. Met deze software kunt u de urenregistratie van uw medewerkers eenvoudig bijhouden en hun prestaties analyseren. Bovendien biedt het gebruiksvriendelijke dashboard volledige transparantie, zodat u altijd op de hoogte blijft van de urenregistratie. De moderne urenstaat van Kelio gaat daarmee verder dan het bijhouden van de gewerkte uren. U kunt ook de status van projecten en taken inzien en de productiviteit van medewerkers inzichtelijk maken.
In Excel heb je nauwelijks zicht op de uren per taak of project. Kies je voor de moderne software van Kelio, dan kun je wel de gewerkte uren per project of taak bijhouden. Hiervoor bieden we de Kelio tijdregistratie module. Hierdoor krijgt u inzicht in de status per medewerker, project en taak.
De daadwerkelijk gemaakte uren kunnen medewerkers bijhouden in de moderne prikklokken van Kelio. Deze hangt u bijvoorbeeld bij de ingang van de fabriekshal en langs elke productielijn. Medewerkers registreren zich middels een badge, waardoor u in de gekoppelde tijdregistratiesoftware inziet hoeveel uren ze aan welke taak besteed hebben.
U krijgt overzichten per medewerker, uw gehele team of per werkpost. Deze overzichten kunt u eenvoudig opslaan, zodat u altijd gemakkelijk bij de overzichten komt die u zoekt.
Ook biedt Kelio bedrijven de mogelijkheid om hun werkprocessen te optimaliseren en hun medewerkers op een efficiënte manier in te zetten.
Functies die Kelio biedt zijn:
- 1. Kostenberekening: Het bijhouden van de gewerkte uren is essentieel voor het berekenen van het salaris van werknemers op basis van hun uurtarief.
- 2. Urenregistratie: Het documenteert de werktijden en het urencriterium van werknemers voor compliance- en rapportagedoeleinden, zoals naleving van arbeids- en salariswetgeving.
- 3. Overuren berekenen: Het helpt om snel en nauwkeurig de overuren van werknemers te berekenen en het juiste salaris uit te keren.
- 4. Verlofregistratie: Dit zorgt ervoor dat de HR alle verlofregistratie op één centrale plek zichtbaar heeft, en stelt managers in staat deze afwezigheden van tevoren in te plannen. Bovendien kunnen medewerkers gemakkelijk zelf verlof doorgeven.
- 5. Projectmanagement: Het kan helpen bij het toewijzen van uren aan specifieke projecten of taken, waardoor de projectvoortgang en budgettering beter kunnen worden gecontroleerd.
- 6. Analyse van de productiviteit: Het biedt inzicht in hoe werknemers hun tijd besteden, waardoor managers de productiviteit kunnen evalueren en eventuele inefficiënties kunnen identificeren.
Al deze onderdelen kunt u als module afnemen van Kelio. U betaalt dus alleen voor de modules die u efficiëntie opleveren. Wilt u op- of afschalen? Dan kan dat eenvoudig. De tool biedt modules die allemaal onder dezelfde software vallen. Zo hoeft u niet in verschillende programma's werken en maakt u gebruik van een naadloze integratie wanneer u modules wilt toevoegen.
Bent u klaar voor een moderne urenstaat?
De urenstaat Excel is niet meer van deze tijd. Met behulp van een modern timesheetsysteem, zoals dat van Kelio, kunnen bedrijven gemakkelijk gewerkte uren bijhouden en efficiënt beheren. Automatisering van processen is de sleutel tot vermindering van handmatige werkzaamheden en verhoging van de efficiëntie. Het helpt de tevredenheid en productiviteit van werknemers te verhogen, terwijl het ook de naleving van de relevante arbeidswetgeving waarborgt.
Daarom blijft Kelio regelmatig updates uitbrengen voor tijdregistratiesoftware, waarbij nieuwe functies worden toegevoegd die het voor werkgevers nog gemakkelijker maken om volledige controle te hebben over de gehele tijdregistratie.
Wilt u weten wat Kelio voor uw organisatie kan betekenen? We laten u graag zien hoe u de uren van uw organisatie efficiënt bijhoudt en de moderne urenstaat. Neem daarvoor vrijblijvend contact met ons op.
