Het rooster maakt de kern van de personeelsplanning. Hierin wordt afgestemd welke medewerkers op welke dagen aanwezig zijn op de werkvloer. Omdat er tegenwoordig ook rekening gehouden moet worden met thuiswerkers en flexibele werktijden, is een eenvoudig aanpasbaar rooster gewenst. Veel bedrijven maken het rooster nog altijd in Excel. Maar is Excel hier nog wel de juiste tool voor? Dat onderzoeken we in dit blog.
Het rooster in Excel
Excel is sinds jaren de meest gebruikte rooster tool voor personeelsplanning. Het is namelijk relatief goedkoop, omdat het al bij de Microsoft licentie inzit. Daarnaast is het eenvoudig om in gebruik te nemen. Tegenwoordig schiet Excel echter tekort als het gaat om effectief roosteren. U heeft namelijk te maken met thuiswerkers, flexibele werktijden en toenemende zeggenschap van het personeel. Daarnaast vereist het rooster maken inzicht in kwaliteiten van personeel, beschikbaarheid en benodigde capaciteit. Deze inzichten biedt Excel de planner niet en moeten dus zelf in acht worden genomen.
De tekortkomingen van Excel
Welke onderdelen maken dan dat Excel niet meer van deze tijd is? Excel heeft namelijk tamelijk uitgebreide mogelijkheden om het rooster vast te stellen. Denk aan de verschillende tabbladen en een standaard overzicht van de beschikbaarheid van medewerkers. Maar dat is ook gelijk het nadeel: standaard. Dat wordt duidelijk als we de tool vergelijken met software speciaal gecreëerd voor online roosteren.
Ten eerste valt het op dat veranderingen in het rooster niet met één klik op de knop gedeeld kunnen worden met al het personeel. Dit moet handmatig gedeeld worden, bijvoorbeeld via e-mail. Hierdoor kunnen verschillende versies verwarring brengen in het actuele rooster.
Ten tweede wilt u met uw organisatie een rooster dat aansluit bij uw bedrijfsprocessen. U wilt de benodigde capaciteit kunnen voorspellen om genoeg personeel op het juiste moment aanwezig te hebben. Dit geldt ook voor de juiste kennis en vaardigheden op de juiste afdeling. U wilt dit juist inplannen om klanten zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn.
Dit zijn handmatige activiteiten. Tegenwoordig is dit geheel automatisch mogelijk, waardoor het rooster overzichtelijk in één tool gemaakt kan worden.
Alternatieven voor Excel
Er zijn alternatieve tools op de markt om het rooster online mee samen te stellen. Een passend rooster maken is namelijk niet eenvoudig. De keuze voor deze tools is dan ook snel gemaakt. Met een online rooster tool kunt u namelijk:
- Geautomatiseerd plannen
- Rekening houden met wensen van personeel
- De juiste capaciteit roosteren
- De benodigde kennis, vaardigheden en expertise meewegen
Daarnaast houden geautomatiseerde tools de real time beschikbaarheid van medewerkers bij en kunt u in meer of mindere mate vrijheid geven aan het personeel om zelf het rooster samen te stellen en in te zien:
- Online verlofregistratie: eenvoudig online verlof aanvragen
- Tijdschrijven: gewerkte uren inzien en bijhouden
- Notificatie bij belangrijke wijzigingen
- Bezoekersregistratie: houdt bij wie uw pand bezoekt
Rooster tool inzetten: Kelio rooster software
Bent u klaar voor de toekomst? Met een moderne rooster tool blijft u online roosteren, maar krijgt u er efficiënte en een optimale planning voor terug. De tool werkt geautomatiseerd en houdt rekening met de verwachte aan- en afwezigheden voor de toekomstige bezetting. Zo plant u altijd de juiste en genoeg medewerkers in. Ook koppelt de tool expertise en kennis aan het rooster. U hoeft niet zelf meer te puzzelen welke medewerker met specifieke kennis beschikbaar is op bijvoorbeeld maandag van 09:00 tot 13:00.
Om net zo efficiënt kosten te besparen als met de Excel tool als onderdeel van het Microsoft pakket, kunt u kiezen voor een rooster tool die méér biedt dan alleen de planning: Kelio rooster software.
Hierin maakt u niet alleen het rooster aan, maar kunt u ook:
- De gewerkte uren versturen naar de salarisadministratie
- Medewerkers laten in-en uitklokken
- Toegangscontrole instellen
- Capaciteitsplanning inzetten
- Orderregistratie beheren
De rooster tool is gebruiksvriendelijk en geschikt voor verschillende branches. Bijvoorbeeld in de algemene industrie of de voedingsindustrie waarbij veel wisselende diensten, parttimers en flexwerkers voorkomen.
De voordelen van Kelio rooster software
Excel blijkt al snel minder geschikt, vooral voor complexere roosters. Maar welke voordelen biedt Kelio software?
- Maak minder menselijke fouten door de geautomatiseerde software
- Altijd het actuele rooster inzichtelijk
- Eerlijke werkverdeling op basis van functies, werkplekken, kwaliteiten
- In real time iedereen op de hoogte van roosterwijzigingen
- Kostenefficiënt: nooit meer over- of onderbezetting
- Houd rekening met de wensen en contractsoorten van het personeel
Deze voordelen hebben niet alleen een positief effect op de planner, die gemakkelijker het rooster samenstelt. Ook het personeel profiteert. Geen losse briefjes meer met wensen, maar overzicht in één systeem. Het flexibele rooster zorgt ook voor een betere werksfeer en de productiviteit van medewerkers. Dit wordt overgebracht naar de klant.
Ga ook over op een moderne rooster tool
Wilt u ook efficiënt en kostenbesparend roosteren? Kies dan voor een modern online rooster tool. Daarmee kunt u zelf functies combineren, van tijdregistratie tot toegangscontrole. Ontdek de mogelijkheden in de gratis demonstratie.
