Onboarding
Verbeter de integratie van uw nieuwe werknemers
Plan een succesvolle onboarding op maat voor uw nieuwe medewerkers! Vereenvoudig de intrede in uw organisatie en versterk de band met uw medewerkers dankzij de Kelio onboarding tool.
Preboarding: de sleutel voor een succesvolle integratie
De preboarding is een belangrijke stap in het totale onboardingproces. Het is de fase voorafgaand aan de eerste werkdag van de nieuwe werknemers en beginnend vanaf de bevestiging van hun aanstelling.
Deze in lengte variërende periode vóór de onboarding omvat verschillende contacten, zowel administratief als in verband met de integratie. Het doel in deze fase is de nieuwe werknemer gemotiveerd houden voordat hij of zij in dienst treedt.
De HR-software van Kelio biedt een complete preboarding oplossing. Nadat uw nieuwe werknemers hun inloggegevens hebben ontvangen, kunnen ze in de onboarding tool voor werknemers:
- Hun persoonlijke gegevens invoeren in hun Kelio werknemersdossier en de benodigde documenten uploaden.
- Hun arbeidsovereenkomst, het bedrijfsreglement en/of andere HR-documenten raadplegen, completeren en tekenen met een elektronische handtekening.
- Kennismaken met hun nieuwe werkplek in de kleuren van uw organisatie en informatie raadplegen (welkomstbrochure, actualiteiten, enz.), in afwachting van hun eerste werkdag.
- Communiceren met hun toekomstige collega's en managers via de geïntegreerde messaging tool.
- Alle belangrijke documenten ontvangen voor hun eerste werkdag: plattegrond, trainingsplanning, enz.
Deze gedecentraliseerde acties verminderen de administratieve werklast van uw HR-afdeling. Bovendien worden uw nieuwe werknemers meer betrokken bij hun integratie en maken ze geleidelijk kennis met hun toekomst in uw organisatie.
Vaak wordt nog te weinig aandacht besteed aan deze preboardingfase die een belangrijke rol heeft voor het consolideren van de aanwerving en het promoten van het werkgeversimago.
De oplossing voor het HR-onboardingproces: vereenvoudig de organisatie van de integratie
De Kelio-software voor onboarding automatiseert en vereenvoudigt de organisatie van de diverse taken die nodig zijn voor de integratie van een nieuwe werknemer.
De HR-beheerder maakt in de onboarding tool een lijst aan van de acties die moeten worden uitgevoerd voor de komst van nieuwe medewerkers en definieert de betrokken medewerkers of afdelingen (IT-afdeling, directe manager, enz.).
Deze checklist kan naar wens worden aangepast aan de specifieke behoeften van uw organisatie en omvat bijvoorbeeld:
- Invulling en ondertekening van de HR-overeenkomsten.
- Configuratie van een computer of een toegangsbadge.
- Verstrekking van hulpmiddelen, zoals individuele beschermingsmiddelen, smartphone, bedrijfsauto, enz.
- Voorbereiding van een welkomstpakket.
- Planning van de vereiste afspraken: medische keuring, veiligheidstraining, enz.
Voor elke actie wordt een tijdslimiet aangegeven en kan worden verplicht om velden in te vullen of documenten te uploaden.
Aanmaak van taakketens: de toewijzing van een taak kan afhankelijk zijn van de voltooiing van een voorafgaande actie.
De HR-manager kan de voortgang van het onboardingproces in realtime volgen op zijn dashboard en ontvangt een waarschuwing in geval van vertragingen. De tijdige uitvoering van elke taak door de betrokkenen kan met de onboarding software eenvoudig worden gecontroleerd. Fouten en vertragingen in uw onboardingproces worden voorkomen dankzij de Kelio-software.
U hoeft het onboardingproces niet meer opnieuw te bedenken bij elke integratie! De onboarding tool voert uw vooraf vastgestelde processen uit, aangepast aan uw categorieën werknemers!
Gepersonaliseerde onboardingprocessen die uw bedrijfsimago versterken
Beheer alle parameters van uw onboarding om de waarden en cultuur van uw organisatie uit te dragen!
Met de Kelio onboarding tool kunt u uw integratieproces volledig aanpassen aan de specifieke behoeften van uw bedrijf: aantal taken, volgorde van de acties, termijnen, betrokken medewerkers, te verstrekken hulpmiddelen, retroplanning, enz. U ontwikkelt het teamverband en de betrokkenheid van uw medewerkers meteen in de integratiefase.
Met Kelio kunt u de onboarding in uw hele bedrijf standaardiseren. U garandeert voor alle nieuwe medewerkers een uitmuntende ontvangst en bevordert op lange termijn uw werkgeversimago.
Offboarding, reboarding ... De voordelen van onboarding op lange termijn
Dankzij de aanpasbare functies kan de Kelio-software uw interne HR-procedures vereenvoudigen met dezelfde principes als voor de onboarding. U kunt diverse HR-procedures centraliseren en automatiseren, zoals:
- Reboarding: vereenvoudig de terugkeer van een werknemer na een lange afwezigheid (langdurige ziekte, zwangerschaps- of sabbatsverlof, terugkeer uit het buitenland, enz.).
- Crossboarding: vereenvoudig de overplaatsing van een werknemer binnen het bedrijf.
- Offboarding: begeleid het vertrek van werknemers met de garantie dat alle gewenste taken worden uitgevoerd: inlevering van hulpmiddelen en toegangsbadges, sluiting van de IT-toegang, beëindiging van abonnementen, administratieve formaliteiten, eindafrekening en salarisoverzichten, enz.
De Kelio onboarding software biedt een complete oplossing voor het beheer van de hele cyclus van uw nieuwe werknemers, vanaf de werving tot het einde van hun band met het bedrijf.
Wat is onboarding?
Onboarding is het proces voor het verwelkomen en integreren van nieuwe werknemers om hun eerste stappen in het bedrijf te vergemakkelijken.
De doelstellingen van de onboarding zijn:
- De werknemers vertrouwd maken met hun nieuwe werkomgeving, door kennismaking met de waarden, missies, interne procedures enz. van de organisatie en uitleg over hun functie, rol en verantwoordelijkheden hierin.
- Een goede integratie van de werknemer in het team om de individuele en collectieve productiviteit te bevorderen.
- Verstrekking van de hulpmiddelen en informatie voor de uitvoering van de functie: computer, toegangsbadge, persoonlijke beschermingsmiddelen, interne documenten, enz.
- Een doeltreffende start van het werk met een snelle toename van de bekwaamheid garanderen dankzij tijdig verstrekte informatie en hulpmiddelen.
- Feedback verzamelen van nieuwe werknemers door registratie van hun eerste indrukken en/of gesprekken aan het einde van de proeftijd, voor een permanente optimalisering van het onboardingproces.
De onboarding is een belangrijke fase voor de motivatie van nieuwe collega's en dus ook voor het vasthouden van talenten en het verminderen van het verloop.
Dankzij de onboarding software van Kelio beleven uw nieuwe werknemers een soepele, gepersonaliseerde en effectieve onboarding, die al begint vóór hun eerste werkdag! Vereenvoudig het beheer van uw onboarding en coördineer in een oogwenk alle medewerkers die betrokken zijn bij de integratie van uw nieuwe collega!
Waarom is goede onboarding belangrijk voor een organisatie?
Een effectief onboardingproces is cruciaal voor zowel de nieuwe medewerker als de organisatie. Het helpt nieuwe medewerkers te begrijpen wat er van hen wordt verwacht en hoe ze kunnen bijdragen aan de organisatiedoelen.
Ook helpt het bij het creëren van een positieve eerste indruk, wat kan leiden tot een hogere tevredenheid en betrokkenheid bij de organisatie. Uit onderzoek blijkt dat een goede onboarding kan leiden tot hogere retentiepercentages en productiviteit, wat uiteindelijk bijdraagt aan de algemene prestaties van de organisatie.
Hoe lang duurt onboarding?
De lengte van het onboardingproces kan sterk variëren afhankelijk van de rol, het bedrijf en de industrie. Bij sommige bedrijven duurt onboarding slechts enkele dagen, terwijl het bij andere organisaties maanden kan duren.
In veel gevallen wordt een formeel onboarding programma uitgespreid over een periode van 30 tot 90 dagen. Deze periode omvat meestal een mix van trainingen, inleidende vergaderingen en kennismaking met de bedrijfscultuur en -processen. Dit stelt de nieuwe werknemer in staat om zijn of haar rol en de organisatie grondig te begrijpen.
Het is echter belangrijk om op te merken dat goede onboarding niet stopt aan het einde van dit formele programma. Het wordt steeds meer erkend dat onboarding een voortdurend proces is dat zich kan uitstrekken tot het einde van het eerste jaar van de nieuwe medewerker. Dit kan ook check-ins en feedbacksessies op de lange termijn omvatten om te zien hoe de nieuwe medewerker zich aanpast en of er aanvullende ondersteuning nodig is.
In feite kan het argument worden gemaakt dat onboarding nooit echt eindigt, aangezien er altijd nieuwe vaardigheden te leren zijn, nieuwe projecten om aan te werken en nieuwe aspecten van de bedrijfscultuur om te ontdekken.
Hoe richt je onboarding goed in in een organisatie?
Het inrichten van een effectief onboardingproces is een meerstapsproces. Allereerst moet er een uitgebreid plan zijn dat de doelen en verwachte resultaten van het onboardingproces beschrijft. Dit plan moet duidelijk communiceren wat nieuwe medewerkers kunnen verwachten tijdens hun eerste dagen, weken en maanden in de organisatie.
Daarnaast moeten nieuwe werknemers worden geïntroduceerd bij hun teamleden en andere belangrijke stakeholders binnen de organisatie. Dit helpt bij het opbouwen van relaties en het creëren van een gevoel van gemeenschap.
Training is ook een cruciaal onderdeel van het goede onboarding. Dit omvat zowel algemene trainingen over de organisatie en haar cultuur, als specifieke trainingen voor de functie van de nieuwe medewerker.
Feedback is ook een essentieel onderdeel van een goed onboardingproces. Het regelmatig verzamelen van feedback van nieuwe medewerkers kan helpen bij het identificeren van eventuele problemen of verbeterpunten in het proces.
De voordelen van de Kelio onboarding software
De Kelio onboarding tool kan het onboardingproces aanzienlijk vergemakkelijken en verbeteren. Het helpt om het proces te stroomlijnen en ervoor te zorgen dat geen enkele stap wordt gemist. Dit betekent dat nieuwe medewerkers consistent alle informatie en training krijgen die ze nodig hebben.
Bovendien kan een onboarding tool ook helpen bij het bijhouden van de voortgang van een nieuwe collega en het identificeren van eventuele gebieden waar extra ondersteuning nodig is. Ook maakt het de communicatie gemakkelijker, zowel tussen de nieuwe medewerker en zijn of haar manager, als tussen de nieuwe medewerker en andere teamleden.
- Doeltreffende en gepersonaliseerde integratie van uw nieuwe werknemers, beginnend vóór hun eerste werkdag.
- Hogere productiviteit voor uw HR-afdeling, dankzij automatisering, delegering en vereenvoudiging van de onboardingtaken.
- Voorkoming van fouten en vertragingen, door een nauwkeurige planning van de uit te voeren acties.
- Betere ervaring voor nieuwe werknemers, doordat ze zich vanaf het begin al welkom en geïntegreerd voelen in de organisatie.
- Verbetering van het werkgeversimago.
