Blog
Het kan altijd voorkomen dat collega’s (onverwachts) niet meer kunnen werken. Hierbij kunt u bijvoorbeeld denken aan vakantie, zwangerschapsverlof of ziekte. Voor een organisatie is het belangrijk om verlof goed te registreren.
Er zijn verschillende manieren om dit te doen. Bijvoorbeeld in Excel. Maar het kan nog efficiënter: middels een online tool voor tijdregistratie. In dit blog leggen we uit waarom organisaties de urenregistratie het beste online kunnen regelen.
Het is voor alle organisaties binnen Europa verplicht om aan urenregistratie te doen. Maar naast dat dit verplicht is, biedt (online) urenregistratie ook veel voordelen voor een organisatie. In deze blog vertellen we meer over de 7 voordelen van (online) urenregistratie voor een organisatie.
Het is voor alle Europese bedrijven verplicht om aan urenregistratie te doen. Hoe dit gebeurt, verschilt per bedrijf. Waar sommige bedrijven nog met papieren briefjes werken, werken andere bedrijven met een online systeem. Een inkloksysteem kan de urenregistratie sneller en makkelijker maken, en bovendien geeft het u inzicht in uw bedrijf. Of een inkloksysteem iets voor u is, hangt af van uw bedrijf en werkwijze.
Veiligheid staat voor veel bedrijven hoog op de prioriteitenlijst. U wilt met uw bedrijf veiligheid garanderen voor bijvoorbeeld uw medewerkers, apparatuur en informatie. Een goed toegangscontrolesysteem is daarom van belang.
Het bijhouden van gewerkte uren is voor elk bedrijf belangrijk. U krijgt namelijk inzicht in hoeveel uren een medewerker gewerkt heeft, hoeveel tijd aan een taak of project besteed is en u heeft een verantwoording voor eventuele klanten waarvoor gewerkt is. Maar allereerst is het bijhouden van uren natuurlijk ook nodig om de gewerkte uren uit te kunnen betalen aan werknemers.
Dit bijhouden, invoeren of doorgeven van gewerkte uren is veelal niet de meest favoriete bezigheid, maar moet wel zorgvuldig gebeuren. En dat kan op allerlei verschillende manieren. Een ouderwetse manier van uren bijhouden is bijvoorbeeld met papier, maar tegenwoordig kiezen de meeste bedrijven voor online tijdschrijven. Dit is efficiënter en zorgt voor een beter inzicht in het bedrijf.
Elk bedrijf is anders. Niet alleen qua producten, diensten, omvang of sfeer, maar ook qua beweging van medewerkers. Alleen al de verschillende afdelingen of teams binnen een organisatie kunnen voor flink wat beweging zorgen. Maar ook verlof, afwezigheid en ziekte zorgen ervoor dat er wordt geschoven met personeel en taken.
Door al die beweging in een bedrijf, kan de gemaakte planning nog weleens veranderen. Zo kunnen er projecten uitlopen, of worden er taken niet uitgevoerd of op het laatste moment bij iemand ingepland. Dit resulteert er niet zelden in dat er van medewerkers wordt gevraagd op het laatste moment nog te schakelen. Als dit veel gebeurt, kunnen er stressklachten ontstaan, of wordt de sfeer in de organisatie minder goed.
Vakantie, ziekte, zwangerschap of werkbezoek, er zijn veel redenen om afwezig te zijn van de werkvloer. Voor de HR-manager of werkgever kunnen verlofaanvragen veel tijd kosten, vooral als alles nog op papier wordt aangevraagd. Er moet worden bepaald of het verlof mogelijk is en voor hoe lang, soms moet het worden teruggekoppeld naar de werknemer of manager en het moet in de planning worden aangepast. Om deze redenen kiezen sommige bedrijven er voor om hun verlofregistratie in hun tijdregistratie te verwerken.
In 2020 besloot het Europees Hof van Justitie dat alle bedrijven in de Europese Unie een vorm van urenregistratie moeten hanteren. Op die manier kan het precieze aantal gewerkte uren worden bijgehouden, en worden gecontroleerd of bedrijven zich houden aan de wettelijk verplichte rusttijden.
Een veelgebruikte manier van urenregistratie is een tijdregistratiesysteem. En hoewel het bijhouden van de uren dus verplicht is, hoeft zo’n systeem niet alleen een ‘moetje’ te zijn. U kunt er met uw bedrijf veel voordelen uithalen.
Het bijhouden van gewerkte uren is in elk bedrijf weer anders georganiseerd. In sommige bedrijven worden geen uren bijgehouden, maar bijvoorbeeld gewoon werkdagen van 9 tot 5 gerekend. In andere bedrijven worden de uren juist nauwkeurig bijgehouden, inclusief een rapportage van wat er gedaan is in die uren. Maar waarom is tijdschrijven belangrijk? En wat is voor uw bedrijf de beste manier om dat te doen?
