Elk bedrijf is anders. Niet alleen qua producten, diensten, omvang of sfeer, maar ook qua beweging van medewerkers. Alleen al de verschillende afdelingen of teams binnen een organisatie kunnen voor flink wat beweging zorgen. Maar ook verlof, afwezigheid en ziekte zorgen ervoor dat er wordt geschoven met personeel en taken.
Door al die beweging in een bedrijf, kan de gemaakte planning nog weleens veranderen. Zo kunnen er projecten uitlopen, of worden er taken niet uitgevoerd of op het laatste moment bij iemand ingepland. Dit resulteert er niet zelden in dat er van medewerkers wordt gevraagd op het laatste moment nog te schakelen. Als dit veel gebeurt, kunnen er stressklachten ontstaan, of wordt de sfeer in de organisatie minder goed.
Gelukkig valt hierop te anticiperen met een capaciteitsplanning. In dit blog leggen we uit hoe dat werkt en hoe dat resulteert in tevreden medewerkers.
Werken met een capaciteitsplanning
Een capaciteitsplanning heeft te maken met het anticiperen op vraag en aanbod binnen een bedrijf. De vraag staat voor de werkvraag. Dat gaat dus over de uit te voeren taken, en bijvoorbeeld projecten die op de planning staan. Maar er kan ook worden gekeken naar drukkere en rustigere periodes voor een bedrijf. Het aanbod gaat over de personele beschikbaarheid. Dan wordt er dus gekeken naar de medewerkers en hun kwaliteiten, maar ook naar de geplande vakanties en verlof.
Een capaciteitsplanning gaat daardoor eigenlijk niet alleen over de planning zelf, maar is meer de basis ervan. Door te anticiperen op de vraag en het aanbod maakt u optimaal gebruik van beschikbaarheid, en kunt u anticiperen op onverwachte situaties. Zo kunnen werknemers optimaal worden ingezet.
De Kelio Planning software
Het maken van een capaciteitsplanning kan bijvoorbeeld met daarvoor beschikbare software. Kelio biedt hier planning software voor aan. Die software bestaat uit een centrale module die de planning voor al het personeel creëert, centraliseert, naar iedereen communiceert en optimaliseert. Met behulp van de software ontstaat er dus een duidelijk overzicht van vraag en aanbod binnen uw bedrijf. Zo kan er dan automatisch een capaciteitsplanning worden gecreëerd.
Doordat elk bedrijf weer anders is, en op een andere manier werkt, heeft ook elk bedrijf weer een unieke capaciteitsplanning nodig. Ook dit is mogelijk met de Kelio Planning software.
De voordelen van een capaciteitsplanning
Het gebruiken van een capaciteitsplanning heeft drie grote voordelen. Ten eerste ontstaat er een optimale capaciteit, ten tweede krijgt u inzicht in de capaciteit van uw bedrijf, en ten slotte kunt u (mede daardoor) beter anticiperen op de toekomst. Voor een uitgebreidere uitleg van deze voorbeelden hebben we het belang van een goede capaciteitsplanning voor u op een rij gezet.
Tevreden medewerkers
Het werken met een capaciteitsplanning zal uiteindelijk resulteren in een fijne werksfeer, minder stressklachten en dus tevreden medewerkers. Dat komt door drie factoren.
- Een gezonde werkdruk Doordat er een goede balans is tussen de vraag en het aanbod, is er geen sprake van een tekort of overschot aan medewerkers. Zo heeft iedereen dus genoeg te doen, maar niet te veel. Ook blijft er daardoor speling over voor eventuele onverwachte gebeurtenissen.
- De juiste takenverdeling Daarnaast wordt er bij het inplannen van de werknemers ook gekeken naar hun kwaliteiten. Zo krijg je als team of als individuele medewerker dus taken aangewezen die goed bij je functie en kwaliteiten passen.
- Beter anticiperen Doordat er beter wordt geanticipeerd op de beweging binnen uw bedrijf, weten werknemers waar ze aan toe zijn. Ze worden niet steeds op het laatste moment ergens ingepland en hoeven niet onverwachts taken van anderen over te nemen. Daarnaast wordt ook de tijd goed ingepland. Met kennis uit eerdere projecten wordt het steeds makkelijk om de tijd goed te kunnen inplannen. Medewerkers hebben hier profijt van, doordat ze niet achter taken aanlopen of juist niets te doen hebben.
Kelio en uw capaciteitsplanning
Kelio heeft jarenlange ervaring met onder andere de personeelsplanning binnen organisaties. Dat specialisme kenmerkt zich door onze Kelio Planning software. Hiermee kunnen wij u helpen met het vinden van de optimale balans tussen vraag en aanbod van capaciteit.
Wilt u weten wat wij kunnen beteken voor uw bedrijf of situatie?
Neem dan gerust contact met ons op.
