Het is voor alle Europese bedrijven verplicht om aan urenregistratie te doen. Hoe dit gebeurt, verschilt per bedrijf. Waar sommige bedrijven nog met papieren briefjes werken, werken andere bedrijven met een online systeem. Een inkloksysteem kan de urenregistratie sneller en makkelijker maken, en bovendien geeft het u inzicht in uw bedrijf. Of een inkloksysteem iets voor u is, hangt af van uw bedrijf en werkwijze.
Wat is een inkloksysteem?
Een inkloksysteem is een systeem waarin de gewerkte uren van werknemers worden geregistreerd. Wanneer een werknemer begint met werken of aankomt bij het bedrijf, wordt er ingeklokt. Dat kan bijvoorbeeld met een code of een pasje. Tijdens pauzes en aan het einde van de dag klokt de werknemer vervolgens weer uit. Zo houdt het systeem automatisch bij hoeveel uren er zijn gemaakt.
Het in- en uitklokken bij aankomst en vertrek van een werkplek is een van de meest simpele vormen van een inkloksysteem. U kan ook kiezen voor een uitgebreidere versie. Dan kan een werknemer bijvoorbeeld met een app of programma aangeven aan welke taak hij werkt. Zo ontstaat er een uitgebreider overzicht van de gewerkte uren en taken.
Een inkloksysteem kan ook worden gekoppeld aan de salarisadministratie. In dat geval worden de gewerkte uren automatisch doorgegeven. Hierdoor wordt er tijd bespaard, doordat de uren niet meer apart hoeven worden overgenomen.
Wanneer kiezen voor een inkloksysteem?
Een inkloksysteem kan dus handig zijn en tijd besparen, maar hoe weet u of het iets voor uw bedrijf is? Uw bedrijf met uw werkwijze en doelen kunnen hierbij meespelen.
- Uw bedrijf en werkwijze Elk bedrijf is anders, en heeft andere bedrijfsprocessen. Een fabriek werkt vaak anders dan een kantoor, maar ook tussen kantoren kunnen grote verschillen zijn. Is er sprake van ploegendiensten, onregelmatige werkroosters en verschillende projecten? Dan kan een inkloksysteem enorm handig zijn, omdat het dan veel tijd en gedoe bespaart. Voor een bedrijf waar elke week dezelfde werknemers, dezelfde hoeveelheid uren besteden aan dezelfde taken, is een inkloksysteem misschien minder relevant. Het kan dan nog steeds gemak of inzichten bieden, maar minder dan bij meer dynamische bedrijven met meer ingewikkelde bedrijfsstructuren en -processen.
- Het doel van een inkloksysteem Een inkloksysteem brengt verschillende voordelen met zich mee. Zo biedt het gemak en snelheid. Niet alleen voor werknemers, maar ook voor de administratie. Daarnaast biedt het transparantie, omdat er precies gezien kan worden wie er heeft gewerkt en wat er is gedaan. Dat kan eventuele discussies voorkomen, en biedt een eerlijk overzicht naar klanten of opdrachtgevers. Ten slotte ontstaat er inzicht in de urenverdeling. Zo kan u als werkgever de werkverdeling in de gaten houden, en eventuele afwijkingen snel opmerken. Ook ziet u hoeveel tijd er aan bepaalde werkzaamheden of projecten wordt besteed. Dat is handig voor toekomstige planningen of inschattingen.
Is een van deze voordelen een doel voor uw bedrijf? Wilt u meer gemak, meer inzicht of meer transparantie wat betreft urenregistratie? Dan kan een inkloksysteem dus een handig middel zijn voor uw bedrijf.
Wat voor soort inkloksysteem?
De huidige manier van werken en tijdschrijven heeft ook invloed op de keuze voor een inkloksysteem, en voor wat voor soort inkloksysteem. Werken medewerkers veel vanuit huis of andere plekken? Dan kan een inkloksysteem in de vorm van een applicatie handig zijn, zodat werknemers het overal mee naar toe kunnen nemen. Is het voor u genoeg als werknemers aan het begin en eind van de dag fysiek in- en uitklokken, dan is een systeem bij de ingang van een bedrijf handiger. Of uiteraard een combinatie van beiden zodat thuiswerkdagen beter inzichtelijk worden.
De tijdregistratiesoftware van Kelio
Met de tijdregistratiesoftware van Kelio kunt u het inkloksysteem aanpassen aan uw bedrijf en behoeften. De boekingsterminal maakt gebruik van de Kelio software en is meer dan een simpele prikklok die medewerkers kunnen gebruiken. Ook kunnen medewerkers met een persoonlijk account hun werktijden registreren en eventueel uren over verschillende projecten verdelen. Die uren kunnen vervolgens automatisch worden doorgestuurd naar de administratie.
Elk bedrijf is anders en heeft andere mogelijkheden of systemen nodig. Daarom biedt Kelio meer dan alleen urenregistratiesoftware. Zo bieden we onder andere ook planningssoftware, toegangsregistratie en orderregistratie. Doordat alle software aan elkaar te koppelen is, heeft u de mogelijkheid een compleet systeem te kiezen voor uw bedrijf.
Wilt u meer weten over een inkloksysteem of over de andere software en mogelijkheden van Kelio?
Neem gerust contact met ons op.
We gaan graag met u in gesprek over de mogelijkheden die passen bij uw bedrijf.
