Blog

Het bijhouden van gewerkte uren is in elk bedrijf weer anders georganiseerd. In sommige bedrijven worden geen uren bijgehouden, maar bijvoorbeeld gewoon werkdagen van 9 tot 5 gerekend. In andere bedrijven worden de uren juist nauwkeurig bijgehouden, inclusief een rapportage van wat er gedaan is in die uren. Maar waarom is tijdschrijven belangrijk? En wat is voor uw bedrijf de beste manier om dat te doen?

We leven in een tijd waarin thuiswerken of op een andere locatie werken steeds normaler wordt. Die verandering was vóór de pandemie al zichtbaar, maar nu is het in een stroomversnelling terecht gekomen. Er zitten voor bedrijven verschillende voor- en nadelen aan het thuiswerken van medewerkers. Zo kunnen medewerkers werken op plekken waar dat voor hen uitkomt en misschien ook op tijden die voor hen beter uitkomen. Deze flexibiliteit kan resulteren meer motivatie onder medewerkers. Maar een ding dat waarschijnlijk lastiger wordt naarmate er meer mensen thuiswerken, is het centraal bijhouden en verantwoorden van de gewerkte uren. Hoe zorg je er voor dat er een succesvolle urenverantwoording ontstaat, op de werkvloer, maar ook daarbuiten?

Voor bedrijven waarvan het pand groter is dan één ruimte, kan het soms een uitdaging zijn om bij te houden wie er aanwezig zijn. Deze uitdaging wordt groter naarmate u over meer ruimtes, verdiepingen of zelfs panden beschikt. Om die reden maken veel bedrijven gebruik van een systeem voor toegangscontrole. Daarmee is het mogelijk om bij te houden wie er binnen zijn en om te reguleren wie wanneer toegang wordt verschaft tot een bepaalde ruimte.

Het maken van een personeelsplanning is noodzakelijk voor het afstemmen van personen en werk. Zeker nu veel werknemers vanuit huis of andere locaties werken, is het belangrijk om een overzicht te hebben van wat er moet gebeuren en van wie wat gaat doen. Zo kan er efficiënt worden samengewerkt en zijn er genoeg medewerkers beschikbaar op het juiste moment, voor de juiste taak.

Bij veel organisaties komen er op een gemiddelde dag heel wat bezoekers in het bedrijfspand. Denk hierbij niet alleen aan medewerkers en klanten maar ook aan leveranciers, monteurs, partners, postbezorgers of andere bezoekers. Hoe houdt u toezicht op alle mensen die aanwezig zijn in het pand? In ons vorige blog zijn we ingegaan op de werking van een toegangscontrolesysteem. In dit blog zullen we het meer specifiek hebben over bezoekersregistratie.

U wilt natuurlijk dat uw medewerkers, klanten en bezoekers zich welkom voelen bij uw bedrijf, maar u wilt niet dat onbevoegden zomaar uw pand binnen kunnen lopen. Daarom maken steeds meer organisaties gebruik van toegangscontrole systemen. Met zo’n systeem is het mogelijk om te regelen wie er wanneer toegang heeft tot een bepaald pand of een bepaalde ruimte.

In 2020 heeft het Europees Hof van Justitie besloten dat alle Europese bedrijven een systeem moeten inzetten voor de urenregistratie van hun werknemers. In Nederland moesten de arbeidstijden sowieso al worden vastgelegd, maar het is maar de vraag of dat overal al gebeurt met een objectief, betrouwbaar en toegankelijk systeem, zoals het Hof dat voorschrijft.
Hoe kunt u als werkgever nou zorgen voor een goede manier van urenregistratie? Wanneer u te maken heeft met onregelmatige werktijden, ploegendiensten en gewissel tussen werknemers, kan dat nog knap lastig zijn. Veel werknemers maken daarom gebruik van een inkloksysteem. Zo’n systeem voldoet aan de criteria voor het betrouwbaar bijhouden van de uren van werknemers.

Het aantal gewerkte uren bijhouden gaat in elk bedrijf anders. Sommige bedrijven werken nog met papieren briefjes, andere bedrijven laten werknemers in- en uitklokken, waardoor de uren automatisch worden opgeslagen. Er wordt steeds meer gebruik gemaakt van online tools om de gewerkte uren te registreren. Online tijdschrijven gebeurt vaak met behulp van daarvoor bestemde software. Die software maakt het mogelijk dat er uren voor een bepaalde taak of medewerker worden geregistreerd.

In elke organisatie is er, naast structuur en planning, altijd een zekere mate van beweging. Denk aan het vertrek of de komst van personeel, opleidingen, vergaderingen of ziekte. Deze beweging is vaak niet te voorkomen; het hoort erbij. Maar als er niet op geanticipeerd wordt, kan het wel vervelende gevolgen hebben. Dan klopt de planning bijvoorbeeld niet meer, of krijgen medewerkers op het laatste moment bepaalde taken toegewezen. Dit kan zorgen voor extra werkdruk en stress. Vooral voor grote organisaties kan het handig zijn om te anticiperen op de capaciteit van de organisatie. Een capaciteitsplanning kan hierbij helpen.