Het maken van een personeelsplanning is noodzakelijk voor het afstemmen van personen en werk. Zeker nu veel werknemers vanuit huis of andere locaties werken, is het belangrijk om een overzicht te hebben van wat er moet gebeuren en van wie wat gaat doen. Zo kan er efficiënt worden samengewerkt en zijn er genoeg medewerkers beschikbaar op het juiste moment, voor de juiste taak.
Het maken van een personeelsplanning vereist inzicht in kwaliteiten, beschikbaarheid en taken. Dat kan soms nog lastig zijn. Veel bedrijven gebruiken daarom software als hulpmiddel voor het maken van een planning. Excel is daar een voorbeeld van. Maar is het maken van een planning in Excel nog iets van deze tijd? En wat zijn de alternatieven?
Een planning maken in Excel
Excel is een redelijke voor de hand liggende optie voor het maken van een personeelsplanning. Zo is het relatief goedkoop. Het zit bijvoorbeeld al standaard in een Microsoft Office pakket. Daarnaast is het redelijk eenvoudig in gebruik, en biedt het toch een scala aan mogelijkheden. Veel bedrijven maken dan ook gebruik van de software. Toch schiet Excel nog vaak tekort voor het maken van een efficiënte personeelsplanning.
De nadelen van Excel
Nu er steeds meer software beschikbaar is voor het maken van personeelsplanningen, worden de beperkingen van Excel vaker duidelijk. Zo moeten nieuwe versies van de planning bijvoorbeeld ook opnieuw met iedereen worden gedeeld. Met de wijzigingen kunnen er meerdere versies in omloop komen, waardoor er miscommunicaties kunnen ontstaan. Daarnaast is het voor grote bedrijven met veel verschillende afdelingen lastig om een overzichtelijke planning te maken in Excel.
Dat Excel tekortkomingen heeft voor het maken van personeelsplanningen is niet gek. Excel is niet specifiek gemaakt voor het maken van planningen, terwijl andere software daar wel specifiek voor is gemaakt.
Personeelsplanning in de Kelio software
De Kelio software van ons team biedt een module voor het maken van personeelsplanningen. Kelio Planning is gebruiksvriendelijk en geschikt voor ingewikkelde bedrijfsstructuren. Zo heeft u overzicht over de medewerkers en over de planning per uur, dag, week, maand of specifieke periode. Het biedt het een hoop voordelen ten opzichte van Excel.
De voordelen van planningssoftware
- Personeelssoftware biedt overzicht
Ook voor grote bedrijven met een ingewikkelde bedrijfsstructuur. - Minder menselijke fouten
De planningssoftware maakt geen menselijke fouten, zoals typefouten of het delen van verkeerde versies. Zo zorgt het voor een eerlijke werkverdeling, waarbij er rekening kan worden gehouden met werkplekken, kwaliteiten, functies en bedrijfsdoelen. - Makkelijk te beheren en aan te passen
Wijzigingen kunnen met de software makkelijk worden doorgevoerd. Medewerkers worden daarvan real time op de hoogte gebracht, en er zijn geen meerdere versies in omloop. - Minder kosten
Door een duidelijk overzicht van werkzaamheden en medewerkers, wordt het makkelijk om het juiste personeel op het juiste moment in te plannen. Zo is de kans dat u onnodig personeel heeft ingepland kleiner. Dit werkt kostenbesparend. - De juiste mensen en kwaliteiten
In een planningssoftware kunnen kwaliteiten aan medewerkers worden gekoppeld. Ook kunnen afwezigheid, werkplekken en beschikbare uren worden doorgegeven. Zo kan het systeem de juiste mensen op de juiste taak inplannen. - Analyses
Met planningssoftware is makkelijker te analyseren wat er op het gebied van planning goed ging en wat niet. Dat kunt u meenemen naar de volgende planning.
Zo werkt het dus eenvoudig, snel en soepel. Dit heeft een positief effect op de werksfeer en de productiviteit van medewerkers. Uiteindelijk zal ook de klant hier profijt van hebben.
Bent u geïnteresseerd in planningssoftware, wilt u weten wat Kelio Planning en Kelio Planning Plus u kunnen bieden of wilt u gewoon wat meer informatie?
Neem dan gerust contact met ons op.
