In elke organisatie is er, naast structuur en planning, altijd een zekere mate van beweging. Denk aan het vertrek of de komst van personeel, opleidingen, vergaderingen of ziekte. Deze beweging is vaak niet te voorkomen; het hoort erbij. Maar als er niet op geanticipeerd wordt, kan het wel vervelende gevolgen hebben. Dan klopt de planning bijvoorbeeld niet meer, of krijgen medewerkers op het laatste moment bepaalde taken toegewezen. Dit kan zorgen voor extra werkdruk en stress. Vooral voor grote organisaties kan het handig zijn om te anticiperen op de capaciteit van de organisatie. Een capaciteitsplanning kan hierbij helpen.
Wat is capaciteitsplanning?
Bij een capaciteitsplanning gaat het om de afstemming tussen vraag en aanbod van de capaciteit van uw bedrijf. U kijkt vooruit, naar de werkvraag en de personele beschikbaarheid. Hierbij houdt u ook de kwaliteiten van uw medewerkers in het oog. Met deze werkwijze kunt u optimaal gebruik maken van de beschikbaarheid van uw medewerkers, en anticiperen op onverwachte situaties. Eigenlijk vormt een capaciteitsplanning het fundament van een goed personeelsrooster. Het doel is om de capaciteit van uw bedrijf te allen tijde optimaal te benutten.
Waarom is een capaciteitsplanning belangrijk?
Een capaciteitsplanning zorgt ervoor dat u doelgericht te werk kan gaan met een optimale balans tussen het werk dat gedaan moet worden en de werkdruk van medewerkers die daarmee bezig gaan. Er zijn een aantal concrete voordelen aan te wijzen, die ook terugkomen in onze Kelio Planning software:
- Optimale capaciteit: Door het gebruik van een capaciteitsplanning, kunt u de uren van uw medewerkers optimaal inzetten. U weet namelijk welke medewerkers beschikbaar zijn en wat ze kunnen. Vooral in een grote organisatie kan het overzicht over medewerkers en hun specialismen weleens zoek zijn. Dat kan ervoor zorgen dat er te laat nieuwe medewerkers worden gezocht, of dat bepaalde medewerkers niet worden ingezet voor taken waar ze misschien wel tijd voor hebben en goed in zijn. Met een capaciteitsplanning is hier meer overzicht over.
- Inzicht in capaciteit: Met een capaciteitsplanning kunt u ook terugkijken. Hierdoor krijgt u veel inzicht in uw bedrijf. U kunt bijvoorbeeld zien wat er goed ging en wat niet, wat drukke tijden zijn voor uw bedrijf of wat voor vacatures u kunt openzetten. Zo krijgt u inzicht in de capaciteit van uw bedrijf en de medewerkers.
- Anticiperen: Door terug te kijken, is het mogelijk om beter de anticiperen op de toekomst. U weet steeds beter wat er nodig is voor bepaalde projecten en hoeveel werk uw bedrijf aankan. U weet hoeveel medewerkers ergens voor nodig zijn en waar medewerkers het beste tot hun recht komen. Daarnaast hoeft u niet steeds op het laatste moment nog zaken te regelen als er onverwachte dingen gebeuren.
Met deze voordelen kunt u een vloeiende planning maken die optimaal gebruik maakt van de capaciteit van uw medewerkers, en zo naadloos aansluit bij de doelen van uw organisatie.
Kelio en uw capaciteitsplanning
Kelio houdt zich bezig met tijdregistratie en planning. Wij ontwikkelen hier zelf de software en apparatuur voor. Wij kunnen u helpen met de optimale balans tussen vraag en aanbod van capaciteit.
Wilt u weten wat wij kunnen beteken voor uw bedrijf of situatie?
Neem gerust contact met ons op
