De prikklok wordt hoofdzakelijk gebruikt om de urenregistratie van medewerkers bij te houden. Eerder werd middels een mechanische prikklok en prikkaart de gewerkte uren van medewerkers gecontroleerd om zichtbaar te maken wie aan- en afwezig was op de werkvloer. Tegenwoordig is deze controle verplicht. Om het werkgevers te vergemakkelijken zijn er digitale prikkloksystemen op de markt, die de tijd om gewerkte uren te registreren vermindert. In deze blog leggen we uit hoe deze moderne prikklokken werken.
De moderne prikklok als digitale boekingsterminal
Er zijn verschillende soorten prikklokken op de markt, die ook wel boekingsterminals worden genoemd, waarbij verschil is tussen een fysiek tijdregistratiesysteem en een virtuele terminal. In het assortiment van Kelio kunt u bijvoorbeeld kiezen uit eenvoudige klokpunten tot ultra-aanpasbare touch-terminals.
De fysieke boekingsterminals werken op basis van biometrie (gezicht of vinger), sleutelhanger of badge. Een voorwaarde bij de biometrische boekingsterminal is dat u bij aanvang uw werknemers om toestemming vraagt voor het gezicht of de vingerafdruk, in verband met de privacywet. Ook zijn er prikklokken beschikbaar die werken middels pincodes om in te loggen. Deze registratiemiddelen zijn gekoppeld aan een specifieke medewerker. Bij aanvangstijd en aan het einde van de werkdag scannen medewerkers hun gezicht, de vinger, de sleutelhanger of de badge. Zo registreren ze de uren die zij die dag gemaakt hebben. De fysieke boekingsterminals kunnen geplaats worden in de ontvangsthal, kantine of specifieke plekken in het gebouw waar uw organisatie de toestroom wil reguleren. Moderne prikklokken kunnen ook fungeren als toegangscontrole.
Daarnaast is er ook de virtuele boekingsterminal beschikbaar. Voor organisaties waarbij medewerkers roulerende werklocaties hebben of veel thuiswerken, is dit een ideale oplossing. Met een persoonlijk account kunnen medewerkers via de eigen pc, laptop of smartphone overal inklokken in het online prikkloksysteem. Moderne prikklok software biedt de mogelijkheid om zowel in real time als via declaratiemodus de gewerkte uren op te geven.
Moderne prikklokken kunnen ook pauzetijden registreren als uw organisatie hiervoor kiest. Door de digitale omgeving is de kans op discussies verminderd, maar u kunt altijd handmatig de nodige correcties in het systeem doorvoeren. Medewerkers kunnen zelfs hun vergeten in- of uitkloktijd in de boekingsterminal opgeven, waarna de leidinggevende deze kan goedkeuren.
Gepersonaliseerde boekingsterminal
U kunt bij bepaalde typen prikklokken zelf het design en de lay-out van de terminal creëren. Bijvoorbeeld met een welkomsttekst of seizoens- of evenement gebonden afbeelding. Dit is een gebruiksvriendelijke manier om bezoekers persoonlijk te verwelkomen. Ook is het mogelijk om een enquête in te stellen of een digitale ideeënbus te maken.
Daarnaast is het mogelijk om sleutelhangers en badges te personaliseren met een eigen huisstijl en branding. Kies uit uw logo, afbeeldingen en kleuren. Daar kunt u identificatie gegevens als naam, voornaam, functie, afdeling, registratienummer en foto aan toevoegen. Zo heeft u direct zichtbaar welke personen bezoekers zijn, welke medewerker toegang heeft tot specifieke locaties en wat de functies is van de werknemers.
De prikklok van Kelio
Kelio heeft meer dan 30 jaar ervaring in tijdregistratievraagstukken. De communicatieve terminals van Kelio beschikken over touchscreens en verschillende interactieve apps. Hierop kunnen medewerkers naast urenregistratie, ook verlof aanvragen, berichten verzenden, documenten beschikbaar stellen en vergaderruimtes reserveren.
De Kelio software bestaat uit diverse modules:
- Kelio Planning, waarin u overzichtelijk een planning maakt op basis van de geregistreerde personeelsadministratie.
- Kelio Tijdregistratie, waarmee alle gewerkte en afwezige uren goed geregistreerd en berekend kunnen worden.
- Mijn Kelio, waarmee medewerkers hun eigen gegevens en resultaten in kunnen zien, als ook verlofaanvragen kunnen doen.
- Kelio Toegangscontrole, waarmee u beheert wie toegang krijgt tot (delen van) het bedrijfspand. Deze toegang kunt u ook afstemmen op tijdslots. Bij calamiteiten heeft u in de software direct zichtbaar waar medewerkers zich bevinden.
- Kelio Bezoekers, waarmee u de diverse typen bezoekers gastvrij kunt ontvangen.
De data die op de prikklok geregistreerd zijn, worden real-time doorgegeven aan de multifunctionele Kelio software voor tijdregistratie, planning en orderregistratie. De software is eenvoudig te koppelen aan uw systemen. Zo kunt u de gewerkte of afwezige uren eenvoudig doorsturen naar uw salarisadministratie. De terminal en de software staan met elkaar in verbinding via ethernet, wifi of gsm. Uw organisatie heeft op deze manier real time inzicht in de urenregistraties, afwezigheidsregistratie, personeelsadministratie en werkplanning.
U kunt met de Kelio software een moderne prikklok systeem samenstellen passend op de wensen van uw organisatie. Wilt u meer weten over de mogelijkheden van de Kelio prikklokken voor tijdregistratie voor uw bedrijf? Neem gerust contact met ons op voor meer informatie.
