Urenregistratie is tegenwoordig een Europese vereiste. Voor vaste medewerkers kan dit heel eenvoudig. Heeft u echter verschillende contractuele medewerkers in dienst? Bijvoorbeeld voltijd, deeltijd en ZZP’ers of (studenten) op stage basis. Of heeft u ploegendiensten? Ook dan hoeft het bijhouden van de uren geen probleem te zijn. Urenregistratie biedt ideale voordelen voor uw organisatie. Ook is het bijhouden van de uren ideaal als uw organisatie werkzaamheden uitvoert voor verschillende klanten. In dit blog gaan we in op hoe urenregistratie werkt en welke middelen u nodig heeft om dit efficiënt te laten verlopen.
Maak gebruik van een moderne prikklok
Onder urenregistratie wordt de arbeids- en rusttijd van uw medewerkers bedoelt. Het is wettelijk verplicht om bij te houden hoe lang uw medewerkers op de werkvloer aanwezig zijn, zodat ze ook voldoende rust krijgen. Dit is zowel voordelig voor de gezondheid, als ook ter gevolg daarvan de productiviteit van de medewerkers.
Om het u gemakkelijk te maken, zijn er moderne prikklokken, digitale urenregistratie systemen, op de markt. Hierin houdt u gemakkelijk de gewerkte uren van medewerkers bij. Daar zijn verschillende mogelijkheden voor:
- Fysieke, elektronische boekingsterminal waarin medewerkers in- en uitklokken
- Software waarin medewerkers de gewerkte uren opgeven
Boekingsterminals
De fysieke boekingsterminal is de moderne versie van de welbekende prikklok. Deze werkt op basis van biometrie, sleutelhanger of badge, gekoppeld aan individuele medewerkers en bijhorende functie. Bij aanvangstijd scannen medewerkers de vinger, sleutelhanger of druppel om zich aan te melden en aan het einde van de werkdag melden ze zich middels dezelfde wijze af. De uren die ze gewerkt hebben, wordt automatisch bijgehouden in het bijhorende Kelio software systeem.
U kunt er voor kiezen om ook de pauzetijden bij te houden. Daarvoor kunt u eventueel in de kantine een terminal plaatsen of de tijd automatisch in laten houden op de geregistreerde ingeklokte uren. De beheerder kan de automatisch geregistreerde uren eventueel handmatig bijwerken.
Online tijdregistratie
Een tweede manier om de gewerkte uren van medewerkers bij te houden, zet u in voor medewerkers die bijvoorbeeld veel rouleren van werklocatie of veel thuiswerken. Dit werkt via de virtuele boekingsterminal. U maakt voor elke medewerker in een paar klikken een account aan, waarin ze op het eigen apparaat (pc, smartphone, tablet) op elke locatie de gewerkte uren door kunnen geven. Dit werkt:
- In real time
- Via declaratiemodus
- In de bijbehorende app
- In de cloud
In de boekingsterminal kunnen medewerkers ook de vergeten in- en uitkloktijden doorvoeren, waarna de leidinggevende deze invoer controleert en goed- of afkeurt.
Urenregistratie software
Door uw urenregistratie digitaal in te richten, verkrijgt u meer voordelen van de urenregistratie dan dat u alleen aan de Europese verplichting voldoet.
- Tijdbesparing – Tijdbesparing op urenregistratie werkt op verschillende niveaus. Werknemers kunnen met een druk op de knop de uren doorgeven, de administratie kan het urenregistratiesysteem gebruiken als input voor de loonadministratie of facturatie en managers hebben inzicht in hoeveel tijd nodig is voor specifieke taken en projecten. De KVK geeft bijvoorbeeld tips over geld besparen middels urenregistratie.
- Geautomatiseerde registratie – Door gebruik te maken van urenregistratie software heeft u een overzicht van exacte urenregistratie. Bij discussies valt zowel de administratie als de werknemer terug op het geautomatiseerde urenadministratie systeem, waardoor discussies over de juiste urenregistratie verminderen.
- Toegangscontrole – Hoe werkt een elektronisch toegangssysteem/staat op de planning? Wanneer medewerkers de uren registreren middels het urenregistratie systeem, kunt u ervoor kiezen om ook de toegangscontrole te registreren. Zo houdt u zicht op welke medewerkers en bezoekers waar in het gebouw zijn en blijven informatie gevoelige afdelingen of de fabriekshal gesloten voor bezoekers.
Urenregistratie met Kelio Software
Kelio heeft meer dan 30 jaar ervaring in tijdregistratie software en systemen. Naast urenregistratie, kunt u bij ons terecht voor uw verlofregistratie, toegangscontrole, planning en orderregistratie. Met behulp van onze Kelio urenregistratie software houdt u de uren automatisch bij, waardoor u meerdere bedrijfsprocessen kunt koppelen om efficiëntie aan uw bedrijfsvoering toe te voegen.
Bent u benieuwd naar de urenregistratie methoden gekoppeld aan de Kelio Software? Of heeft u vragen omtrent de verschillende boekingsterminals? Neem gerust contact met ons op.
