Elk bedrijf heeft te maken met verlofaanvragen. Niet alleen voor vakanties of zwangerschappen, die vaak ver van tevoren kunnen worden doorgegeven, maar ook voor onverhoopte zaken, zoals ziekte of een tandartsbezoek. Organisaties kijken steeds vaker naar de manier waarop die verlofaanvragen worden ingediend en behandeld.
Dat kan nog best een gedoe vormen. Vaak is de planning al een puzzel en daarbij komt dat elk bedrijf anders is. In de voedselindustrie, of andere branches met onregelmatige werktijden, moet de verlofaanvraag misschien op een andere manier worden geregeld dan op kantoor. Daarnaast wil iedereen er zo min mogelijk tijd aan kwijt zijn.
Verlofregistratie in Excel
Excel wordt nog steeds door veel bedrijven gebruikt, ook voor verlofregistratie. Hoe dat is georganiseerd, verschilt per bedrijf. Het voordeel van Excel is dat de software niet prijzig is. Maar afgezien daarvan kleven er aan Excel vooral veel nadelen voor doelen zoals verlofregistratie.
De nadelen van het gebruik van Excel voor verlofregistratie
- Tijdrovend en onoverzichtelijk Allereerst is Excel een tijdrovend systeem. Het wordt voor ontzettend veel zaken gebruikt, en is dus niet specifiek gericht op verlofregistratie of planning. Daardoor is het een algemeen systeem, maar met heel veel opties. Het kan veel tijd kosten om voor iedereen duidelijk en overzichtelijk te maken hoe het voor verlofregistratie werkt. Daarnaast is de informatie in Excel vaak niet overzichtelijk weergegeven. Dat maakt het een minder prettig middel dan systemen die zijn ingericht op planning en verlofregistratie.
- Grote kans op menselijk fouten Doordat alles handmatig wordt ingevoerd, is er een grote kans op menselijke fouten. Men kan bijvoorbeeld gegevens verkeerd invoeren, wat misschien meegenomen wordt in verdere berekeningen.
- Excel is moeilijk te koppelen met andere bedrijfssystemen Tenzij uw organisatie alles in Excel doet, is het lastig om Excel met andere bedrijfssoftware te koppelen. Hierdoor is het lastig om bepaalde dingen te automatiseren, of het koppelen van bijvoorbeeld de urenregistratie met de salarisadministratie, of de verlofregistratie met de planning.
Excel is dus voor zaken als verlofregistratie niet echt meer van deze tijd, nu er software is waarmee dat een stuk makkelijker en efficiënter kan.
De software van Kelio
Kelio maakt al jarenlang bedrijfssoftware voor onder andere planning, tijdregistratie en toegangscontrole. Ook de verlofregistratie kan daarmee gedaan worden. Dat biedt grote voordelen ten opzichte van Excel.
Zo werkt de software online, waardoor iedereen altijd de meest actuele informatie bij de hand heeft. Dat zorgt voor een real time inzicht in verlofaanvragen en bijvoorbeeld afwezigheid. Daarnaast kan het systeem handig worden gekoppeld met de planning, zodat er efficiënt gepland kan worden, ook als er op het laatste moment nog verlofaanvragen worden ingediend.
Tenslotte bespaart zo’n systeem tijd voor werknemers en managers. Verlofaanvragen kunnen simpel worden ingediend, via een computer, tablet of smartphone. Managers krijgen hier een melding van, en kunnen het verlof snel goed- of afkeuren zodat ze een duidelijk overzicht van de verlofplanning hebben. Zo kunnen ze ook gemakkelijk inzicht in de bezetting houden. De werknemer krijgt vervolgens een duidelijk overzicht van de nieuwe planning, en kan zijn verlof makkelijk in een overzicht zien. De kans op fouten is met zo’n systeem klein, doordat de digitalisering de menselijk fouten voor een groot deel uitsluit.
Kelio software
Met de Kelio software voor verlofregistratie sluit alle software goed op elkaar aan, waardoor de bedrijfsvoering een stuk efficiënter kan. Daarnaast kan de software ook met externe programma’s worden gekoppeld, waaronder Nederlandse en Europese Payroll-bedrijven. Zo hoeven de gegevens niet opnieuw te worden ingevoerd, en zijn gegevens zoals loonstroken betrouwbaar.
Benieuwd naar de mogelijkheden van de software van Kelio voor uw bedrijf?
Neem gerust contact met ons op.
