Een goede urenverantwoording levert tal van voordelen op. Niet alleen voor uw medewerkers, maar ook voor de organisatie in het geheel en de communicatie naar werkrelaties toe. Tegenwoordig is tijdschrijven verplicht voor bedrijven. Gelukkig zijn er handige tools, zoals een moderne prikklok, om deze tijdregistratie te vergemakkelijken. Daarnaast is het een cruciaal onderdeel van een gezonde en innovatieve bedrijfsvoering. In deze blog leest u waarom een goede urenverantwoording zo belangrijk is voor uw organisatie.
Urenverantwoording: de wet
Het belang van een goede urenverantwoording begint bij een wettelijke verplichting. Het Europese Hof van Justitie stelde in 2019 vast dat een tijdregistratiesysteem medewerkers verzekert van handhaving van de maximale arbeidstijd. Een goede urenverantwoording draagt daarbij niet alleen bij aan registratie, maar ook inzicht in alle gewerkte uren. Bedrijven reguleren de arbeidstijd van werknemers overzichtelijk, waarmee vele overuren met burn-outs tot gevolg eenvoudig te voorkomen zijn. Met een betrouwbare urenverantwoording zorgt uw bedrijf voor de gezondheid van uw medewerkers, waardoor zij zich efficiënt in blijven zetten op de werkvloer.
Online tijdschrijven voor projecten en urenefficiëntie
Urenverantwoording gaat verder dan in- en uitklokken van medewerkers middels een prikklok of moderne boekingsterminal. De geregistreerde data geeft namelijk sturingsinformatie. Met digitale urenregistratie kunnen de uren per project of taak ingevuld worden, zodat een duidelijk overzicht van de tijdsduur per activiteit ontstaat. Urenverantwoording middels tijdregistratiesoftware draagt bij aan een goede projectbeheersing en timemanagement waarbij beschikbare gegevens van vorige projecten als basis (bijvoorbeeld urenschatting) dienen voor toekomstige taken.
De registratie van uren geeft werkgevers een goed inzicht in de efficiëntie van de organisatie en de productiviteit en inzet van de medewerkers. De real time voortgang toont waar veel tijd aan wordt besteed en wie daar verantwoordelijk voor is. Zo ontdekt u hoe veranderingen in teamstructuur en middelen de voortgang van het project beïnvloeden. Aan de hand van deze data maakt u gemakkelijk beslissingen die beter passen bij de workflow.
Kostprijscalculatie en facturatie
Een goede verantwoording van gewerkte uren kunt u ook gebruiken als basis van kostprijscalculatie. Met de urenregistratiegegevens die opgeslagen zijn in het softwaresysteem maakt u betrouwbare berekeningen van (toekomstige) projectkosten. Dit is behulpzame data bijvoorbeeld voor het opstellen van offertes of als communicatie naar de klant. Dezelfde data voegt u ook eenvoudig toe aan de facturatie. Wanneer medewerkers project- en taakuren registreren, kunt u transparant zijn naar uw klanten en een duidelijke urenverantwoording voorleggen. Naast realistische kostprijzen die bruikbaar zijn in salestrajecten, heeft uw organisatie een schat aan informatie voor de begroting van toekomstige projecten.
Voorkom discussies
Transparantie is een sleutelwoord wanneer het gaat om urenverantwoording, zowel voor klantrelaties als medewerkers. Een digitale urenregistratie vermindert de kans op menselijke fouten. De verantwoordelijkheid ligt bij de medewerkers zelf. Wanneer discussies ontstaan tussen de salarisadministratie en werknemer over uitbetaalde uren, kunnen beide partijen terugvallen op de data van de betrouwbaar geregistreerde uren en welke taken hieraan ten grondslag liggen.
Kelio urenverantwoording en software integratie
Een belangrijke reden waarom een goede urenverantwoording cruciaal is voor bedrijven, is omdat een urenregistratiesysteem integratie- en automatiseringsmogelijkheden heeft. Kelio is expert op het gebied van tijdregistratie. Meer dan 30 jaar ervaring resulteert in de moderne Kelio software die eenvoudig gekoppeld wordt aan de bestaande systemen van uw organisatie, zodat geboekte uren gemakkelijk opgehaald kunnen worden voor de salarisadministratie voor het verwerken van salarisstroken.
Naast urenverantwoording, biedt Kelio de modules personeelsplanning, urenregistratie,
capaciteitsplanning, verlofregistratie en orderregistratie. U kunt de modules aanpassen aan de wensen van uw organisatie.
Bent u klaar voor de volgende stap in online tijdschrijven en bent u benieuwd naar de mogelijkheden die Kelio uw organisatie biedt? Neem gerust contact met ons.
