Het is voor bedrijven verplicht om een vorm van urenregistratie te hanteren, ofwel: de gewerkte uren moeten worden bijgehouden. Hoe dat vervolgens gebeurt, verschilt per bedrijf. Het kan bijvoorbeeld op papier, maar veel bedrijven kiezen ervoor om een online systeem te hanteren, waar werknemers en managers makkelijk bij kunnen ongeacht hun locatie. Afhankelijk van de software kan urenregistratie veel voordelen hebben voor uw organisatie. Die vier voordelen zullen we in dit blog behandelen.
De voordelen van online urenregistratie
- 1. Efficiëntie voor de administratie
Als urenregistratiesoftware goed werkt, kan het heel wat administratiewerk schelen. Zo is het handig dat de uren automatisch kunnen worden doorgegeven aan het salarisprogramma. In plaats van het handmatig overnemen van alle uren, hoeven de uren dan alleen nog te worden gecheckt. Door dit allemaal online aan elkaar te koppelen, bespaart u tijd, en worden menselijke fouten beperkt. - 2. Nauwkeurig inzicht in uren, taken en projecten
Door het online bijhouden van de uren, kan er een nauwkeurig overzicht ontstaan van het gedane werk. Dat zorgt voor inzichten, die u vervolgens kunt gebruiken om bij te sturen, projecten in te schatten of een betrouwbaar overzicht te creëren voor klanten. - 3. Beter inzicht in werkverdeling, verlof en afwezigheid
Naast uren en taken, kan er ook worden gekeken naar de werkverdeling, afwezigheid en verlof. U krijgt inzicht in hoe vaak medewerkers ziek zijn, maar ook wanneer ze met verlof zijn. Met die kennis kunt u beter inschatten welke en hoeveel medewerkers er voor een taak of project nodig zijn. Ook kan de werkverdeling door die kennis beter worden verdeeld. Daarmee kunt u bijvoorbeeld handig de juiste mensen bij de juiste taak indelen, op basis van hun expertise en eventuele andere taken. De juiste werkverdeling kan positieve gevolgen hebben voor het welzijn van de medewerkers en de relaties onderling op de werkvloer. - 4. Gemak voor werknemers
Een overzichtelijk online systeem, dat makkelijk te bedienen is, kan voor werknemers voor veel gemak zorgen. Zo kunnen ze bijvoorbeeld handig via een app hun uren van allerlei taken bijhouden, of zichzelf digitaal in- en uitklokken. Als ze de software vanaf verschillen apparaten kunnen bedienen (laptop, computer, tablet of smartphone), wordt de urenregistratie een minimale moeite. Ook is er de mogelijkheid dat ze hun gewerkte uren in kunnen zien, inclusief eventuele overuren, verlof en afwezigheid. Daarnaast kunnen ze hun verlofaanvragen sneller doen, en zullen die ook sneller kunnen worden goedgekeurd.
Met het inzicht in uren en taken kunt u zien aan welke activiteiten veel tijd wordt besteed, en aan welke juist weinig. Dit is ook real-time te zien, en niet pas aan het einde van een project. Zo kunt u tijdig bijsturen. Misschien blijkt bijvoorbeeld dat de planning moet worden aangepast.
Met de inzet van online urenregistratie creëert u betrouwbare overzichten voor uw bedrijf en eventueel voor uw klant. Uw klant kan precies zien waar de gefactureerde uren allemaal aan besteed zijn. Dat zorgt voor een transparant en betrouwbaar imago, en zal de samenwerking ten goede komen.
Online urenregistratie met de software van Kelio
Kelio ontwikkelt al meer dan dertig jaar software voor planning, tijdregistratie en urenverantwoording. De Kelio software biedt vele modules voor bijvoorbeeld roosterplanning en orderregistratie, maar ook voor urenregistratie. De software kan op uw bedrijf worden afgestemd, waardoor bovenstaande voordelen perfect bij uw bedrijf kunnen aansluiten. Het is ook mogelijk de software te koppelen aan andere systemen. Zo kunt u denken aan toegangscontrole, of bezoekersregistratie.
Bent u geïnteresseerd in de software van Kelio? Neem gerust contact met ons op.
We kunnen u meer vertellen over de mogelijkheden voor urenregistratie of over de andere modules.
