Digitale handtekening
De elektronische handtekening in de Kelio software
Kelio maakt het gebruik van de elektronische handtekening extra makkelijk, snel en veilig. Vanuit de Kelio Software maakt u eenvoudig documenten aan.
De voordelen van de elektronische handtekening van Kelio
Met de sorteerfuncties ziet u welke ondertekenaars nog niet hebben getekend en die stuurt u met een klik op de knop een herinnering. Eenmaal ondertekend worden alle documenten veilig gearchiveerd in het Kelio systeem.
- Met de alles-in-1-formule bespaart u enorm veel kosten en tijd op dagelijkse HR-taken;
- U bent verzekerd van veiligheid en rechtsgeldigheid met onze certificering;
- Efficiëntie: de elektronische handtekening is gekoppeld aan verschillende Kelio-systemen;
- Met de mogelijkheid om een document in groepsmodus te versturen bespaart u veel tijd en moeite;
- Kelio factureert per kwartaal op basis van volgend gebruik.
Gebruik van elektronische handtekeningen
In vrijwel alle bedrijfsprocessen kunnen handgeschreven handtekeningen worden vervangen voor elektronische handtekeningen. Denk bijvoorbeeld aan het ondertekenen van een arbeidsovereenkomst, certificaten of rapporten van de urenregistratie.
De eIDAS verordening
Wanneer een elektronische handtekening voldoet aan de vier voorwaarden van de eIDAS verordening, is deze altijd rechtsgeldig:
- Specifiek verbonden aan de ondertekenaar
- Ondertekenaar kan worden geïdentificeerd
- Ondertekenaar is de enige die zijn eigen handtekening kan gebruiken
- Na het ondertekenen mogen er geen wijzigingen meer plaatsvinden
Daarmee zijn elektronische handtekeningen ook direct van belang voor de rechtsgeldigheid: wanneer een overeenkomst wordt ondertekend, gaan beide partijen akkoord met de inhoud ervan.
IK WIL EEN DEMONSTRATIE VAN DIGITALE HANDTEKENING
Beveiliging en betrouwbaarheid
Is een digitale handtekening nu wel zo veilig? Het antwoord is: ja. Wanneer een elektrische handtekening voldoet aan de strengste veiligheidsnormen, is deze zelfs veiliger dan een handgeschreven handtekening. Bij een gekwalificeerde elektronische handtekening worden veiligheid en privacy te allen tijde gewaarborgd.
Praktische Implementatie
Het creëren van een elektronische handtekening kan op verschillende manieren en is heel gemakkelijk. Bij Kelio maken we gebruik van een digitale stempel. Om zo digitaal te ondertekenen.
Betrouwbaarheid en rechtsgeldigheid
Om volledig zeker te zijn van de betrouwbaarheid en rechtsgeldigheid van de digitale handtekening, laat u deze goedkeuren door een certificeringsinstantie. Kelio werkt hiervoor samen met Nitro een betrouwbare partner, conform aan de eIDAS voorschriften.
Daarmee garanderen we de identiteit van de ondertekenaar, de integriteit van het ondertekend document en ook de onweerlegbaarheid van het document.
Uitdagingen en Oplossingen
Is een digitale ondertekening rechtsgeldig? Hoe weet ik zeker dat de juiste persoon het document ondertekent? En begrijpt iedereen wel voldoende hoe ze digitaal moeten ondertekenen? Er zijn nog veel vragen over de invoering van de elektrische handtekening.
Maar de antwoorden hebben een positieve toon: een digitale handtekening is net zo rechtsgeldig als een handgeschreven handtekening. De identiteit wordt in het systeem vastgesteld, alsook het controlespoor. Met de juiste implementatie is de digitale versie eigenlijk nog veiliger dan de natte handtekening.
Tips voor optimaal gebruik
- Probeer een systeem voor elektrische handtekeningen eerst uit voor u het aanschaft.
- Geef iedereen, zowel medewerkers als klanten, een korte, maar duidelijke instructie over het gebruik ervan.
- Evalueer de implementatie: check of iedereen begrijpt wat er van hen wordt verwacht.
Toekomst van elektronische handtekeningen
De elektronische handtekening maakt een grote opmars en de verwachting is dat dit de komende jaren alleen nog maar meer het geval zal zijn. Onze toekomst is digitaal. Alle digitale technologieën veranderen de manier waarop we leven, werken en communiceren.
Toekomstbeeld voor elektronische handtekeningen
Vandaag de dag speelt thuiswerken een steeds belangrijkere rol. Men verlangt naar flexibiliteit en zoekt naar een goede werk-privé balans. Digitale handtekeningen zullen een mooie bijdrage bieden aan deze flexibiliteit. Daarmee zullen we ook steeds meer een bijdrage leveren aan het milieu: we hoeven niet meer in de auto te stappen om documenten te ondertekenen.
Ten slotte draagt de digitalisering van de handtekening bij aan de klantervaring: documenten kunnen altijd, overal worden ondertekend. Dat maakt zakendoen een stuk gemakkelijker.
Veelgestelde vragen over de digitale handtekening
Wat is een digitale handtekening?
Een handtekening zetten, maar dan niet met een pen, niet op papier, niet handgeschreven, maar digitaal. De digitale handtekening wordt alsmaar populairder en het lijkt erop dat de handgeschreven handtekening plaats moet maken voor dit alternatief.
Maar is dit nu wel zo veilig? Is een digitale handtekening net zo betrouwbaar? Wat is een digitale handtekening nu precies?
De elektronische handtekening
Simpel gezegd is een digitale handtekening een digitale versie van een handgeschreven handtekening. De digitale handtekening bestaat uit aan elkaar gelinkte elektronische gegevens die de ondertekenaar gebruikt om te ondertekenen. Het wordt daarom ook wel elektronische handtekening genoemd en deze ondertekening is een efficiënt en veilig alternatief voor de zogenoemde ‘natte’ handtekening.
Verschillende vormen en hun betrouwbaarheid
Er zijn drie soorten elektronische handtekeningen, met als grootste verschil tussen de drie de betrouwbaarheid van de handtekening. Het doel van het gebruik van de handtekening hangt af de handtekening die u het beste kunt gebruiken: een gewone elektronische handtekening, een geavanceerde elektronische handtekening of een gekwalificeerde elektronische handtekening.
Welke soorten digitale handtekeningen zijn er?
Een gewone elektronische handtekening is het meest makkelijk om te gebruiken, maar het minst betrouwbaar. De digitale handtekening is een scan van een geschreven handtekening, of digitaal gemaakt in een tekstverwerkingsprogramma zoals bijvoorbeeld Word. De gewone elektrische handtekening is gemakkelijk na te maken.
De geavanceerde elektronische handtekening is een stapje veiliger gemaakt en daardoor betrouwbaarder dan de gewone elektronische handtekening. Een unieke code versleutelt het bericht of document. Daarmee voldoet deze handtekening aan de basisregels van de eIDAS: de Europese verordening voor elektronische identificatie.
De gekwalificeerde elektronische handtekening is de meeste betrouwbare en veiligste van de drie. Met extra beveiliging en controle in de vorm van een gekwalificeerd certificaat wordt het bericht of document beveiligd. Deze digitale versie is altijd rechtsgeldig en staat gelijk aan een handgeschreven ondertekening.
Wat zijn de voordelen van digitale handtekening?
Een elektronische handtekening levert verschillende mooie voordelen op, zoals:
- Door te digitaliseren worden de administratieve processen versneld;
- Een kostenbesparing op papiergebruik en verzendingen per post;
- Minder papierverbruik is ook nog eens goed voor het milieu;
- Een zakelijke transactie kan veel sneller plaatsvinden;
- En met de automatische processen zijn alle ondertekende documenten ook nog eens direct gearchiveerd.
