De capaciteit van uw medewerkers optimaal benutten om de productiviteit te bevorderen. Dat klinkt ideaal. Dit bewerkstelligt u door middel van resource planning. Hiermee houdt u tijdens de planning rekening met de functies en competenties van medewerkers. In dit blog leggen we daarom uit hoe u de optimale resource planning maakt en uw personeel zo effectief mogelijk inzet.
De betekenis van resource planning
Het rooster samenstellen gaat over meer dan alleen medewerkers op de juiste tijden inzetten. De planner moet ook rekening houden met de benodigde functies, kennis van medewerkers en de middelen die nodig zijn om de projecten uit te voeren. Denk hierbij aan beschikbare machines en voertuigen.
Het belang van een strategische planning
Een goede planning is essentieel voor de capaciteit op de werkvloer. Wanneer u overgaat tot een strategische planning, bevordert u tevens de productiviteit en daarmee de winst per project of kostenplaats.
De consequenties van een matige planning van beschikbare middelen, kan leiden tot onderbezetting, overbezetting en zelfs burn-outs als gevolg van overbelaste medewerkers. Dit gaat ten koste van de doorlooptijd van taken en gaat op lange termijn extra kosten opleveren.
Daarnaast is vooruitkijken op de benodigde tijd en middelen die nodig zijn voor de komende periode een effectief middel om medewerkers optimaal in te plannen. Zonder zicht op de vereiste middelen, kan u voor extra kosten komen te staan.
Ook zijn ontevreden en ongemotiveerde medewerkers het gevolg van een matige resource planning. Plant u niet de juiste expertise in waar nodig? Dan komen medewerkers voor grote uitdagingen te staan. Dit uit zich in slechtere kwaliteit van het werk, minder medewerkerstevredenheid en uiteindelijke de daling van klanttevredenheid. Verlies van opdrachten kan hiervan het gevolg zijn.
De voordelen van resource planning
Resource planning is een manier om uw middelen en personeel naar benodigde capaciteit in te plannen. Maar waarom is de optimale inzet van uw medewerkers en middelen zo belangrijk? We zetten de vijf voordelen voor u op een rij:
- Zicht op de beschikbare medewerkers helpt de manager om realistisch in te plannen. Zo weten uw medewerkers en de klant waar ze aan toe zijn en komt het zelden voor dat deadlines niet gehaald worden.
- Een overzicht van beschikbare medewerkers, eventueel per kostenplaats, geeft een goed beeld of de benodigde medewerkers per functie(plaats) aanwezig zijn. Zo kunt u het gat tussen de vraag en het aanbod overbruggen.
- Strategische planning is een manier om de kosten per medewerker of kostenplaats inzichtelijk te maken.
- Door regelmatig met een analytische blik de voorgaande planning te bekijken, kunt u het rooster blijven optimaliseren.
- En het belangrijkste voordeel: het bespaart u tijd.
Resource planning in Excel
Beginnen met een effectieve planning van de benodigde werknemers start bij een overzicht van de capaciteiten van die medewerkers. Veel bedrijven houden dit bij in Excel, naast het rooster. De planner houdt namelijk rekening met verschillende zaken tijdens de planning. Vanuit één omgeving zijn deze dan te combineren.
Echter is Excel hier niet de geschikte tool voor. Het nadeel van Excel, is namelijk dat het een statische omgeving is. De planner moet nog altijd handmatig roosteren en uitzoeken welke kennis voor welke dienst nodig is en daar vervolgens de juiste medewerker voor inplannen. In de praktijk blijft het een onoverzichtelijke methode om de juiste zaken aan elkaar te koppelen.
Resource planning tool
Tegenwoordig kunt u daarom gebruikmaken van een interactieve tool waarmee u in een handomdraai de juiste capaciteitsplanning opstelt. Dit bespaart de planner veel tijd en zorgt in elke situatie voor een optimaal rooster.
Een voorbeeld van zo’n tool is de Kelio planning software. U voert van tevoren de vaardigheden in van medewerkers en stelt randvoorwaarden op waar het rooster aan moet voldoen. Daarna vult de tool automatisch voor u het rooster in. Met altijd de juiste expertise op de werkvloer aanwezig.
Met de voorspellende functie voorkomt u over- en onderbezetting. Dit zorgt voor een efficiënte planning. Met deze tool houdt u tevens rapportages bij en kunt u inzien waar de verbeterpunten voor het rooster liggen.
Naast resource planning kunt u met dezelfde tool eenvoudig:
- Het rooster samenstellen
- Werktijden registreren
- Aan- en afwezigheid monitoren
- Toegangscontrole invoeren
- Personeelsdossier bijhouden
Plan efficiënt met Kelio planning software
Ervaar ook de voordelen van resource planning. De Kelio tool helpt u het meeste uit uw medewerkers te halen.
Wilt u ook aan de slag met strategisch plannen? Of heeft u vragen over de inzet van uw personeel? Neem gerust contact met ons op.
