De 8 voordelen van employee self service

Wat is employee self service

De betekenis van employee self service (ESS) is medewerkers zelf laten beschikken over de personeelsgegevens. Hiermee verspreidt u de druk van administratieve taken over de gehele organisatie. Dit doet u middels een self service portaal: een online omgeving waar het personeel toegang toe krijgt om zelf gegevens in te zien, aan te passen en door te voeren. Voorbeelden van self service taken zijn:

• Afwezigheid en verlof aanvragen
• HR-gegevens raadplegen
• Uren boeken en declareren op projecten of kostenplaatsen
• Digitale handtekening voor documenten

ESS houdt verantwoordelijkheid voor de werknemers in. Daarom zijn er voor de online omgeving gradaties in te stellen voor de hoeveel verantwoordelijkheid die de HR overdraagt.

Waarom gebruik maken van ESS tool

Zelfstandigheid op gebied van personeelsadministratie geeft medewerkers meer invloed op de eigen gegevens. Daarnaast zorgt het systeem voor één centraal punt waar wijzigingen worden doorgegeven. Losse aantekeningen en mails over verlofaanvragen worden dus verleden tijd. Hierdoor kan de HR effectiever werken. Dit bewerkstelligt u met een ESS tool.

Uw organisatie creëert tevens een werknemersbetrokkenheid die het gehele HR-proces stroomlijnt. Medewerkers die zelf over roosterzaken beschikken, zijn doorgaans tevreden, wat een positieve werksfeer beïnvloedt. Dit leidt tot een algehele productievere organisatie.

Voordelen van een self service portaal

De keuze voor employee self service hangt af van de hoeveelheid verantwoordelijkheid die bedrijven af willen staan. De voordelen beginnen dan ook bij het beheren van de soorten toegang. Verder levert ESS u de volgende 8 voordelen op:

• Informatie altijd actueel
  Medewerkers kunnen real time informatie aanpassen en invoeren. Daardoor zijn de ingevoerde gegevens altijd actueel. Geen losse mails en afspraken meer die nog doorgevoerd moeten worden.
• Strategisch HR
  De HR-afdeling bespaart veel administratieve handelingen die het personeel zelf invoert. Hierdoor heeft de afdeling tijd voor strategische werkzaamheden waar ze voor opgeleid zijn.
• Flexibel aanvragen doorvoeren
  Doordat de ESS tool 24/7 live is, kunnen medewerkers zelf waar en wanneer het uitkomt zaken regelen. Ze hoeven niet te wachten tot de informatie doorgevoerd is door een HR-medewerker en er ontstaat over het algemeen minder verwarring over de aangevraagde verlofdagen of het ingevoerde ziekteverzuim.
• Efficiënte administratie
  Live inzicht en self service voor medewerkers zorgt voor actuele informatie. Dit scheel veel administratieve handelingen, zoals alle medewerkers op de hoogte stellen van het nieuwe rooster, verlofaanvragen via de mail goedkeuren of medewerkers informeren over de gewerkte uren. Of denk ook aan de efficiëntie van digitale verlofregistratie.
• Betrokken medewerkers
  Employee self service geeft medewerkers inzicht in de eigen gegevens. De HR-afdeling werkt hierdoor op een transparante wijze. De open communicatie geeft uw organisatie een positief beeld. U zorgt hiermee voor tevreden personeel.
• Kosten verlagend
  Het uitvoeren van administratieve taken als uren invoeren, verlofaanvragen behandelen en ziekteverzuim bijhouden, kost de HR-afdeling veel tijd. Door deze eenvoudige taken bij medewerkers zelf neer te leggen, bespaart het de HR veel uren in de week. Hierdoor komt veel tijd vrij voor strategische werkzaamheden.
• Betrouwbare analyse
  Personeelsadministratie betekent dat er veel data wordt verwerkt. Door deze data bij te houden in één systeem, blijven de gegevens overzichtelijk. In een ESS kunt u tevens analyses maken. Bijvoorbeeld van de gewerkte uren per medewerker of project. Hierdoor ontstaan betrouwbare HR-inzichten voor de toekomst.
• Minder foutgevoelig
  Doordat de HR-afdeling niet meer hoeft te werken met losse documenten, mondeling gemaakte afspraken of Excellijsten aan informatie, is de kans op menselijke fouten verlaagd. Medewerkers voeren zelf de gegevens in, waardoor er minder discussies ontstaan of fouten door verkeerd overgenomen informatie.

Aandachtspunten om rekening mee te houden

Wilt u overgaan op employee self service? Houd er dan rekening mee dat medewerkers het gevoel kunnen hebben dat er meer taken bij hen neergelegd worden. Deze bezwaren kunt u ondervangen door van tevoren iedereen duidelijk voor te lichten over de verwachtingen en hoe de self service werkt.

In de kern zorgt ESS er namelijk voor dat medewerkers sneller de aanvragen doorgevoerd krijgen en zaken gedaan krijgen. En een eigen regie zorgt voor een transparante werkomgeving, wat de werksfeer positief beïnvloedt.

Functionaliteiten van een ESS tool

Er zijn verschillende tools op de markt die u in kunt zetten om medewerkers inzicht in de personeelsgegevens te geven. Waarop wilt letten, is dat u voor een tool kiest die zowel voor de HR-afdeling geschikt is als de medewerkers. Zo houdt de HR de regie:

• Afwezigheidsaanvragen bekijken en goedkeuren
• Planning met real time gegevens updaten
• Informatie over het team raadplegen
  1. Werknemersdossier
  2. Aanwezigheidsplanning
  3. Tegoeden

Geavanceerde ESS tool: Mijn Kelio

Mijn Kelio is een voorbeeld van een employee self service portaal. Hier kunt u voor iedere medewerker een persoonlijk account aanmaken. Uniek aan Mijn Kelio is de tijdregistratie module. Medewerkers kunnen niet alleen verlofaanvragen, de uren registreren of boeking correcties aanvragen. In de Kelio software kunnen medewerkers ook gebruikmaken van tijdregistratie mogelijkheden:

• Aanwezigheid registreren (eventueel op projecten of kostenplaatsen)
• Aankomst, pauze, werkbezoeken en vertrek boeken
• Boekingen en tellers raadplegen
  1. Overuren
  2. Jaarplanning
  3. Bonussen
• Maandrapportage raadplegen

Kies ook voor employee self service van Mijn Kelio

Bent u klaar voor de volgende stap in automatisering van werkprocessen en wilt u meer focus op strategische werkzaamheden van de HR-afdeling? Dan is dit het geschikte moment om te kiezen voor een ESS tool.

Kelio heeft meer dan 30 jaar ervaring op het gebied van personeelsplanning. U krijgt een ESS portaal voor elke medewerker, waar u naast personeelsadministratie ook taken met betrekking tot de aan- en afwezigheid in beheer geeft bij medewerkers zelf.

Wilt u meer weten over de mogelijkheden voor uw bedrijf? Neem gerust contact met ons op. We laten u graag zien welke ESS functies aansluiten bij uw wensen en toekomst doelen.