Moderne kloksystemen reguleren de urenregistratie van medewerkers middels in- en uitklokmogelijkheden via verschillende boekingsterminals. Daarbij horen registratie-instrumenten als een badge, pas of biometrische controle. Op deze manier worden de precies gewerkte uren bijgehouden en is zichtbaar welke medewerkers zich op locatie bevinden. Daarnaast hebben ze tal van functies geïntegreerd met de software die u gebruikt om tijd en kosten te besparen op registratie en planning.
Kloksysteem voor tijdklokken
De hoofdfunctie van kloksystemen is tijdklokken: het in- en uitklokken van medewerkers. Voor organisaties is het wettelijk verplicht om de gewerkte uren van medewerkers te registreren. Zo is altijd inzichtelijk hoeveel uren ze gewerkt hebben en of organisaties zich houden aan de wettelijk verplichte rusttijden. Het kloksysteem maakt onderdeel uit van tijdregistratie. De moderne kloksystemen bevatten functies die meer bieden dan tijdregistratie alleen.
Aanwezigheidsregistratie
Middels virtuele of fysieke boekingsterminals registreren de medewerkers gemakkelijk en snel de gemaakte uren. Deze uren zijn zichtbaar in bijbehorende tijdregistratiesoftware, die bijhoudt of de gewerkte uren overeenkomen met de geplande uren. Deze informatie is real time beschikbaar als aanwezigheidsregistratie. Zo ziet u direct welke medewerkers op de werkvloer aanwezig zijn en hoeveel uren aan een bepaalde taak besteed is. Met deze inzichten kan uw organisatie de planning managen en aansturen. De software kan direct gekoppeld worden met de salarisadministratie, zodat de uren betrouwbaar en efficiënt uitbetaald worden.
Capaciteitsplanning
Het kloksysteem geeft u overzicht van de aanwezige werknemers op de werkvloer. Met de software maakt u inzichtelijk hoe de werkverdeling per werknemer er uit ziet. De planning kan hier op inspelen door werkbehoeften en overuren als uitgangspunt mee te nemen in de roosters. Te hoge werkdruk met burn-outs tot gevolg worden op deze wijze gemakkelijk voorkomen. Met capaciteitsplanning als kwaliteitsbewaking blijft uw personeel tevreden en efficiënt werken en bespaart u tevens op oververmoeid personeel en ziektekosten.
Personeelsdossier
Een modern kloksysteem biedt de mogelijkheid om alle zakelijke, administratieve en persoonlijke gegevens van uw werknemers te centraliseren in een online personeelsdossier. Hier gaat het om data als certificaten, arbeidsovereenkomsten, loopbaangegevens maar ook bevoegdheden, bankgegevens en het beheer van wagenparken. De HR-afdeling heeft op deze manier een actueel overzicht aan informatie die gekoppeld is aan de administratieve taken. De software van het kloksysteem ondersteunt de HR door meldingen weer te geven over taken die opgepakt moeten worden. Denk hierbij aan medische controles of een evaluatiegesprek.
Verlofregistratie
Werknemers nemen vakantiedagen op of gaan met verlof vanwege ziekte of zwangerschap. Het is belangrijk dat deze verlofinformatie goed wordt geregistreerd, zodat helder is wanneer werknemers afwezig zijn. Door verlofregistratie online bij te houden worden openstaande uren alternatief ingevuld, het rooster aangepast en de juiste uren uitbetaald. Een kloksysteem biedt medewerkers een eenvoudige software om verlofaanvragen zelf in te dienen, ook vanuit huis of onderweg. De roostermaker heeft gelijk inzicht in de veranderingen die dit voor de werkplanning met zich meebrengt.
Toegangscontrole
De fysieke kloksystemen, ook wel boekingsterminals genoemd, kunt u op verschillende locaties plaatsen. Bijvoorbeeld op een centrale plek als de toegangshal of kantine, maar ook voor afgesloten ruimten. Dit zullen dan paslezers zijn welke ook buiten geplaatst kunnen worden. Door de registratiecodes, passen of badges te koppelen aan specifieke medewerkers, kunt u reguleren welke medewerkers toegang hebben tot bepaalde locaties. U kunt bezoekers bijvoorbeeld tijdelijk toegang geven tot een aantal ruimten. Deze toegangscontrole werkt efficiënt bij calamiteiten. Het is een veilige manier om direct inzicht te krijgen in welke medewerkers op welke locatie aanwezig zijn.
Kloksysteem van Kelio
Kelio heeft meer dan 30 jaar ervaring op het gebied van tijdregistratie. Onze kloksystemen zijn voorzien van moderne functies en mogelijkheden, gekoppeld aan de Kelio software waar u uw urenregistratie, roosterplanning en orderregistratie beheert. De boekingsterminals geven bovendien een transparant inzicht in de gewerkte uren waarmee de capaciteitsplanning efficiënt kan worden verbeterd.
Bent u benieuwd naar de mogelijkheden van de kloksystemen van Kelio of wilt u weten hoe uw wensen aansluiten bij moderne tijdregistratiesoftware? Neem gerust contact met ons op.
