In gesprek met Willemien van den Oever, HR-manager bij Interface
“Kelio is altijd bereid te helpen en geeft echt een stukje persoonlijke aandacht”
Ik heb altijd het gevoel gehad dat we een hele prettige samenwerking hebben. Niet alles gaat goed, maar ze zijn dan altijd bereid te helpen. Kelio geeft echt een stukje persoonlijke aandacht en het gevoel dat we bijzonder zijn.
Context
Interface is een mondiaal bedrijf in modulaire vloerbedekking, vloeren en tapijttegels. Het bedrijf heeft in Europa zo’n 900 medewerkers in dienst, en maakt gebruik van de oplossingen van Kelio bij de vestigingen in Duitsland, Noord-Ierland en Nederland. Interface is de eerste vloerfabrikant ter wereld met producten die allemaal CO2-neutraal zijn gedurende hun volledige levenscyclus en in de toekomst zelfs CO2-negatief
Onze oplossing bestaat uit:
- Kelio Pro
- Mijn Kelio (ESS/Employee Self Services).
De initiële behoefte
Interface zocht een systeem voor een beter geregelde tijdregistratie. En met name ook om één systeem te gebruiken voor alle locaties. Het bedrijf werkt met ploegendienstroosters en onregelmatige diensten en wilde alle begin- en eindtijden goed kunnen registreren. Ook de afwezigheden zoals verlof moesten beter worden geregistreerd. In het oude systeem was dat ook wel mogelijk, maar dan moesten managers dat in het systeem zetten en dat kostte veel administratietijd. Om de managers te ontlasten werd er een nieuw systeem gezocht. Daarnaast zou een nieuw systeem ook handig zijn om deze gegevens van de verschillende locaties in te kunnen zien.
Oplossing
Interface werkt alweer heel wat jaren met de tijdregistratiesoftware van Kelio. Medewerkers registreren hun tijd en het systeem houdt de gewerkte uren bij. Ook de overuren worden automatisch geregistreerd. Daarnaast gebruiken ze het systeem ook voor verlof- en afwezigheidsregistratie. Ten slotte maken ze ook gebruik van het toegangscontrolesysteem. Om binnen te komen gebruiken medewerkers hun badges.
“Ons doel is wel bereikt. De gebruikers hebben dagelijks inzicht in hun aanwezigheid, verlof en de afwezigheden van hun eigen team. Ook de managers kunnen dat inzien. Dat resulteert in overzicht en zicht op afwijkingen. Verder scheelt het voor de managers een hoop administratief werk. De uitbetaling van overuren kan bijvoorbeeld met een druk op een knop worden geregeld. En ten slotte is het systeem ook voor de HR-afdeling een verlichting. Het scheelt veel administratieve handelingen. Wel vraagt het systeem altijd onderhoud, bijvoorbeeld als een medewerker wisselt van team.”
De samenwerking met Kelio
Het installeren van het systeem in 2015 was een intensieve klus. Dat kwam vooral door het registreren van alle diensten en roosters van alle medewerkers en uitzendkrachten. “Gelukkig was de ondersteuning van Kelio echt heel goed. Er was iemand die continu alles kon oplossen en dagenlang met applicatiebeheer bezig was. Daarnaast is de algehele ondersteuning van Kelio heel goed. Kelio is toegankelijk, ook omdat we elkaar kennen. Ik heb altijd het gevoel gehad dat we een hele prettige samenwerking hebben. Niet alles gaat goed, maar ze zijn dan altijd bereid te helpen. Kelio geeft echt een stukje persoonlijke aandacht en geeft het gevoel dat we bijzonder zijn. Ze blijven innoveren en denken mee met onze situatie. Ik zou Kelio daarom zeker aanbevelen aan anderen.”
De toekomst
Omdat Interface ook gebruik maakt van hardware wat buiten staat, gaan ze van start met een pilot van Kelio. Met deze pilot testen ze de nieuwe weersbestendige klokken, als deze pilot een succes is kan Kelio de volledige oplossing bieden voor Interface.
