Hoe zorgt u ervoor dat u de juiste medewerkers, met de juiste competenties en vaardigheden, op het juiste moment op de juiste plek in uw bedrijf werken? Er komt een hele hoop kijken bij maken en verbeteren van een optimale personeelsplanning. Het draait niet alleen om het inplannen van de juiste hoeveelheid aan personeel op de juiste momenten, maar ook om wat ze kunnen en om dit te matchen aan de behoefte van de klant.
Wat is Workforce Management?
Workforce Management (WFM) is het optimaal afstemmen van capaciteitsvraag en personeel, waarbij zowel operationeel, als tactisch, als strategisch naar de personeelsplanning wordt gekeken. Personeelsplanning is eigenlijk te zien als een onderdeel van Workforce Management. Workforce Management maakt gebruik van data over het verleden en voorspellingen over de toekomst om daarmee een zo optimaal mogelijke personeelsplanning te maken.
Workforce Management als fundament van organisaties
Vooruitdenken kan lastig zijn, maar juist nu de arbeidsmarkt zo hard aan het veranderen is, is het hebben van een plan van groot belang. Workforce Management dient dan ook als fundament voor een organisatie: het stelt ons in staat om vooruit te kijken, medewerkers te kans te geven zich te ontwikkelen, een strategie klaar te hebben liggen wanneer ontwikkelingen plaatsvinden of de behoeftes binnen het bedrijf veranderen.
Niveaus van Workforce Planning
In het Workforce Management wordt de personeelsplanning op drie verschillende niveaus uitgewerkt: operationeel, tactisch en strategisch niveau.
Operationele planning
De operationele planning is de personeelsplanning zoals we het allemaal kennen. Het gaat over het maken van roosters, kijkend naar welke medewerkers er het beste op welk moment kunnen werken, rekening houdend met wensen van de medewerkers en wettelijke afspraken op het gebied van o.a. pauzes, werktijden en verlof.
Tactische planning
De tactische planning gaat een stapje verder en denkt na over de planning voor het komende jaar. Het gaat over het huidige personeel en wat er moet gebeuren om ervoor te zorgen dat het aanbod in balans blijft met de vraag. Met andere woorden: wat moeten we in huis hebben om te kunnen voldoen aan de klantbehoeftes?
Strategische planning
De strategische planning is ten slotte de langetermijnplanning van zo’n 3 tot 5 jaar vooruit. Met de strategische planning kijkt u boven de andere planningen. Het gaat om de vragen: wat zijn de missie, visie en strategie van het bedrijf? Wat zijn de daarbij behorende doelen? Wat is de huidige stand van zaken en wat moet er gebeuren om de doelen te behalen? Wie of wat zijn daarvoor nodig?
Kernprocessen in Workforce Management
Workforce Management kent vier kernprocessen. Wanneer alle vier de kernprocessen optimaal worden ingezet, worden tijd en geld bespaard en vergroten de medewerkers- en klanttevredenheid.
1. Forecasting
Het eerste kernproces is forecasting, voorspellen. Een toekomstige personeelsplanning kunt u alleen maken wanneer u een idee heeft over hoe de toekomst eruit zal zien. Met forecasting gebeurt dat aan de hand van data uit het verleden, gecombineerd met informatie over ontwikkelingen en trends. Zo kunt u een evenwicht vinden tussen het personeelsbestand en de klantbehoefte.
2. Capaciteitsmanagement
Het tweede kernproces is het capaciteitsmanagement. In het capaciteitsmanagement vertaalt u de forecast naar capaciteit: nu de verwachte omzet en/of drukte bekend zijn, kunt u bepalen hoeveel medewerkers daarvoor nodig zijn.
3. Roostering
Uit het capaciteitsmanagement volgt het derde kernproces: roostering. Op basis van beschikbaarheid, contracten, wetgeving, afspraken en aanwezige competenties en vaardigheden wordt de benodigde capaciteit uitgewerkt tot een effectief rooster. Door met al deze aspecten rekening te houden, hebt u niet alleen de juiste personen op de juiste plek op het juiste moment zitten, maar geeft u ook gehoor aan persoonlijke wensen en behoeften.
4. Traffic management
Traffic management is ten slotte het vierde kernproces. Hier gaat het om het zo klein mogelijk maken van het verschil tussen het geplande en de actualiteit. Het is van belang om de huidige situatie te monitoren en de personeelsplanning bij te stellen waar nodig. Door op tijd in te grijpen en een back-up plan klaar te hebben liggen, blijft het systeem optimaal werken.
Strategische toepassingen van Workforce Management
Workforce Management zorgt voor de optimalisatie van personele capaciteit binnen een organisatie. Daarnaast kent WFM onder de noemer strategisch workforce management nog een aantal strategische toepassingen:
- Workforce Management als strategisch concurrentiemiddel: door vooruit te kijken en rekening te houden met ontwikkelingen in bijvoorbeeld de economie of de technologie, bent u de concurrentie altijd een stapje voor.
- Integratie van strategie en werknemersbeheer als verbindende factor: dit geldt ook voor de arbeidsmarkt. Door er vroegtijdig bij te zijn, kunt u uw medewerkers ruim op tijd de ruimte te bieden zich door te ontwikkelen en voorbereid zijn op de toekomst.
- Een flexibele workforce: vandaag de dag speelt flexibiliteit een steeds belangrijkere rol voor werknemers. Met WFM kunt u continu monitoren, inspelen op de behoeftes van medewerkers en de productiviteit blijven verbeteren.
Voordelen en oplossingen in Workforce Management
Wanneer het Workforce Management op de juiste manier is ingericht, biedt het een hele hoop voordelen en oplossingen. Denk bijvoorbeeld aan de volgende:
- Kostenbesparing en efficiëntie: door de juiste momenten op het juiste moment in te zetten, verspeelt u geen kostbare tijd en maakt u minder kosten.
- Werknemerstevredenheid: een goede WFM houdt rekening met de behoeften van wensen van de werknemers.
- Klanttevredenheid: met een optimale personeelsplanning vinden vraag en aanbod elkaar en worden de klantbehoeftes vervuld.
- Flexibiliteit: een goede voorbereiding op onverwachte ontwikkelingen of situaties en de mogelijkheid om daar snel op te reageren.
Wanneer een organisatie het Workforce Management (WFM) op de juiste manier heeft ingericht, volledig transparant is op het gebied van de operationele, tactische en strategische personeelsplanning, worden organisatorische doelstellingen sneller en efficiënter behaald.
Strategische Workforce Planning
Vandaag de dag is het van groot belang om het personeelsbestand zo optimaal mogelijk te benutten. Een strategische workforce planning kent verschillende voordelen:
- Evaluatie van commerciële bedrijfsstrategie: door de impact van strategische doelstellingen op het personeelsbestand te berekenen, kunt u analyseren wat er moet gebeuren om de strategische doelstellingen te bereiken.
- Beheer van personeel om commerciële doelstellingen te bereiken: op basis van de kennis over de verschillen tussen doelstellingen en het personeelsbestand kan worden bepaald welke veranderingen moeten plaatsvinden in het personeelsbestand.
- Identificatie van hiaten: overschotten en tekorten in het personeelsbestand kunnen worden geïdentificeerd en tekorten voor de toekomst kunnen worden onderzocht.
- Scenario-ontwikkeling om hiaten en overschotten op te lossen: aan de hand van scenarioplanning kunnen de geïdentificeerde tekorten en overschotten voor de toekomst worden opgelost.
- Verbetering van talentmanagement: tools helpen de bewegingen van talenten door het bedrijf te achterhalen en verhogen de kans dat deze binnen de organisatie zullen blijven.
Kelio en Workforce Management
Om uw Workforce Management zo efficiënt mogelijk in te richten, zijn tools van groot belang. De Workforce Management software van Kelio verzamelt belangrijke data uit het verleden en signaleert trends en ontwikkelingen. Voordelen het gebruik van de Kelio software voor uw Workforce Management:
- De software genereert voorbereidende planningen door middel van een simulatie van alternatieve planningen;
- De software geeft uitgebreide analytische overzichten waarmee u de voortgang van de bedrijfsdoelstellingen gemakkelijk bekijkt;
- De software kent alle wet- en regelgeving omtrent roosteren en houdt daar rekening mee bij het maken van de personeelsplanning.
Kelio helpt u graag bij het optimaliseren van het Workforce Management binnen uw bedrijf om efficiënter te werken, de klant- en werknemerstevredenheid te vergroten en de bedrijfsdoelstellingen sneller en effectiever te behalen.
